MSITBlog

MSITBlog

เป็น Blog สำหรับชาว IT เพื่อเเบ่งปันความรู้ ประสบการณ์ ระหว่าง อาจารย์ นักศึกษา ศิษย์เก่าเเละบุคคลที่สนใจทางเทคโนโลยีสารสนเทศ

Buy Side

A

เพื่อให้ง่ายขึ้น ผมจะอธิบายด้านซื้อ หรือ Buy Side ก่อน ... ถ้าอิงตามรูปก็คือส่วนที่ผมใช้เส้นประสีแดงล้อมกรอบเอาไว้

เมื่อฝ่ายผลิตร้องขอให้ซื้อวัตถุดิบเข้ามาให้เขาเพื่อใช้ผลิตสินค้า ... คำถามง่าย ๆ ก็คือ เราจะซื้อวัตถุดิบและชิ้นส่วน (Raw Material & Components) เพื่อนำมาใช้ผลิตเป็นสินค้าให้ลูกค้าได้ได้จากแหล่งใด จะขนส่ง (Transportation) ทางใดให้มีต้นทุนเหมาะสมที่สุด

เริ่มต้นเราก็ต้องรู้ก่อนนะครับว่า เราต้องการซื้ออะไร ... จากนั้นก็จัดทำเป็นความต้องการขึ้นมาเป็นเอกสาร เพื่อเตรียมส่งไปให้ผู้ขาย หรือ ซัพพลายเออร์ทั้งหลาย … คำถามก็คือ ซัพพลายเออร์รายใดบ้างเล่าที่น่าจะมีของเหล่านี้ขายให้เรา เราก็ต้องค้นหาใช่ไหมครับ

แน่นอนว่าซัพพลายเออร์ผู้มีวัตถุดิบที่เราต้องการย่อมกระจายกันอยู่ทั่วโลก ดังนั้นฝ่ายจัดหา (Sourcing) ของเราก็ย่อมต้องการที่จะสามารถเชื่อมต่อไปยังซัพพลายเออร์เหล่านั้นได้ (จำบล็อกเรื่อง Global Connect หรือ เชื่อมต่อกับโลกกว้างได้ไหมครับสาเหตุที่มันต้องเชื่อมต่อกับโลกกว้างก็เพราะเรื่องนี้แหละครับ) … IT ก็ต้องจัดการให้มีการเชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ตได้สะดวก ทั้งนี้ก็เพื่อให้ฝ่ายจัดหาสามารถติดต่อกับซัพพลายเออร์ได้ทั่วโลก

การติดต่อ สอบถาม ก็ย่อมมีการรับส่งข้อมูลกัน เราก็ส่ง e-Documment อันเป็นความต้องการของเราออกไป เขาก็อาจจะส่ง e-Catalogue กลับมาให้เราดู หรือ ให้เราเข้าไปดูในเว็บไซต์ของเขา หรือ ต้องประชุมกันทางโทรศัพท์ เป็นต้น … IT ก็ต้องหาโปรแกรมมารองรับเรื่องเหล่านี้ (จำเรื่อง ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (OAS), ระบบจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ (eDMS), ระบบการจัดการเนื้อหา (CMS) ที่เราคุยกันผ่านมาแล้วได้ไหมครับ)

หลังจากทำการค้นหาจนได้ซัพพลายเออร์ที่มีวัตถุดิบที่เราต้องการได้มากลุ่มหนึ่งแล้ว เราก็ต้องสอบถามเรื่องราคาของวัตถุดิบโดย เราจะเจรจากันตรง ๆ หรือ ขอใบเสนอราคา (Request for Qoute, RFQ หรือ Request for Price, RFP หรือเรียกรวม ๆ กันว่า RFx) หรือ ทำการประกวดราคา (Bidding) หรือ ประมูล (Auction) ก็ว่ากันไป

ทีนี้มันจะขึ้นอยู่กับกลยุทธ์ขององค์กรแล้ว ... โดยทั่วไปก็จะมีอยู่ 4 เรื่องใหญ่ ๆ ให้เล่น คือ เน้นเรื่องต้นทุนต่ำ (Low Cost) เน้นเรื่องคุณภาพ (Quality) เน้นเรื่องความเร็วในการส่งมอบ (Delivery) และเน้นเรื่องความยืดหยุ่น (Flexibility) 

ถ้ากลยุทธ์ขององค์กรเน้นไปที่ Low Cost เป้าหมายของการจัดซื้อก็คือ ต้องได้ราคาที่ต่ำที่สุดนั่นเอง ... แต่ถ้าเน้นเรื่องคุณภาพ เป้าหมายก็เป็นเรื่องคุณภาพของวัตถุดิบที่เราต้องการซื้อ สิ่งที่ซัพพลายเออร์ต้องทำ การรับประกัน เป็นต้น ซึ่งราคาก็ไม่จำเป็นต้องต่ำสุด ๆ แบบ Low Cost อีกแล้ว)

จากนั้นก็ต้องพิจารณาเรื่องการขนส่ง เรากำหนดกลยุทธ์ว่าต้องการให้ต้นทุนต่ำ เราก็ต้องเลือกการขนส่งที่มีต้นทุนต่ำสุด เช่น ทางเรือ เป็นต้น เพราะถ้าเราเลือกทางเครื่องบิน ต้นทุนมันก็จะแพงขึ้น มันจะขัดกับกลยุทธ์ที่เราวางไว้ ขณะเดียวกันถ้าเราเลือกการขนส่งทางเรือมันย่อมใช้เวลานานขึ้น นั่นหมายความว่า เวลานำหรือ Lead Time ของการจัดซื้อวัตถุดิบมันจะยาวขึ้นด้วย เราจะยอมรับได้ไหม มันจะทันเวลากับที่ลูกค้าต้องการสินค้าไหม เราจะมีทางเลือกอื่นที่เหมาะสมไหม อันนี้มันเป็นเรื่องของการวางแผนความต้องการวัตถุดิบ … IT จะเข้าไปช่วยอะไรได้บ้างไหม (ยังจำเรื่อง MRP หรือ Material Requirement Planning ได้ไหมครับ)

ทำนองเดียวกัน ถ้าเราเลือกกลยุทธ์ในเรื่องความเร็ว แน่นอนครับ เราคงไม่เลือกการขนส่งทางเรือเพราะมันช้า มันก็จะไปขัดกับกลยุทธ์อีก เราก็คงต้องเลือกทางเครื่องบิน แต่ราคามันก็อาจจะแพง ลูกค้าจะยอมรับได้ไหม มันก็ต้องเลือกให้เหมาะสม คือ เร็วในราคาที่เหมาะสมยอมรับได้ เป็นต้น

และถ้าเราเลือกกลยุทธ์ทางด้านคุณภาพ เราก็ต้องมองไปถึงคุณภาพของวัตถุดิบ คุณภาพของซัพพลายเออร์ จำนวนซัพพลายเออร์ที่มีให้เลือกก็จะลดลง แต่เรื่องความเร็ว เรื่องราคา มันก็จะลดระดับความสำคัญลงไปเช่นกัน  

เมื่อเราได้ซัพพลายเออร์ที่เราต้องการแล้ว เรื่องต่อไปก็คือ การทำสัญญา การดูแลเรื่องการจัดส่ง การเก็บข้อมูลเพื่อดูเรื่องประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ เป็นต้น

จากตัวอย่างที่ยกมานี้ กระบวนการมันเรื่องเดียวกัน มันแบบเดียวกัน คือกระบวนการการจัดการเรื่องวัตถุดิบ แต่โฟกัสมันเปลี่ยนไปตามกลยุทธ์ ดังนั้นในแง่ของ IT แล้ว เราจะมองในเชิงการให้การสนับสนุนกระบวนการให้สอดรับกับกลยุทธ์ที่วางไว้นั่นเอง ดังนั้น ถ้าเรามองว่า จะติดต่อกับซัพพลายเออร์กี่ราย ๆ ก็จะมีกระบวนการแบบนี้แหละ ไหน ๆ ก็ต้องอาศัยอินเตอร์เน็ตเป็นสื่อแล้ว เอกสารต่าง ๆ ก็เป็นอิเล็กทรอนิกส์ ซัพพลายเออร์ส่วนมากก็ส่งเอกสารมาเป็น e-Calalogue

อืม ทำให้เป็น e … ได้ไหม เพื่อให้มันเกิดการประหยัดในการดำเนินกระบวนการจัดหา เอกสารความต้องการวัตถุดิบของเราก็เป็น e-Document … ใบเสนอราคาก็กลายเป็น e-RFQ, e-RFP (เรียกรวม ๆ กันไปว่าเป็น e-RFx ก็แล้วกัน) … การประกวดราคา การประมูลราคา ก็กลายเป็น e-Bidding e-Auction … คะตะล็อกต่าง ๆ ก็กลายเป็น e-Catalogue … คราวนี้มันก็จะกลายเป็น e-Sourcing ไปแล้ว

ฝ่ายจัดหาก็ส่งชื่อของซัพพลายเออร์ไปให้ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายจัดซื้อก็เปิดใบขอซื้อเพื่อขออนุมัติซื้อ (Purchase Request, PR) เมื่อได้รับอนุมัติแล้ว ก็ออกใบสั่งซื้อ (Purchase Order, PO) ส่งไปให้ซัพพลายเออร์ จากนั้นก็รับวัตถุดิบที่สั่งซื้อเข้ามาพร้อมใบเรียกเก็บเงิน (Invoice) … เราก็ทำการตรวจสอบวัตถุดิบว่าตรงกับที่เราสั่งซื่อไหม ตรงกับรายการในใบเรียกเก็บเงินไหม ถ้าตรงกัน เราก็รับวัตถุดิบเข้าคลังสินค้า และชำระเงิน

มันก็ซ้ำ ๆ กับแบบนี้เหมือนกัน (อาจจะสั่งซื้อจากซัพพลายเออร์โดยตรง หรือ ซื้อผ่าน e-Catalogue หรือ สั่งซื้อผ่านเว็บไซต์ (ออนไลน์)) เราทำเป็น e-Procurement ได้ไหม เพราะ MRP มันก็บอกให้เราซื้ออะไร วันไหนอยู่แล้ว ซื้อจากใครฝ่ายจัดหาก็เตรียมการให้แล้ว การจัดเตรียมเอกสารก็ไม่ยากอะไร การขอนุมัติซื้อก็อาศัย Workflow เข้าช่วย อินวอยซ์ก็กลายเป็น e-Invoice การชำระเงินก็เปลี่ยนเป็น e-Payment

นอกจากนั้นก็หาโปรแกรมเกี่ยวกับ Spend and Performace Analysis เพื่อช่วยให้วิเคราะห์เรื่องการใช้เงินใช้ทองในการซื้อของจากซัพพลายเออร์และประสิทธิภาพของซัพลายเออร์เหล่านั้น เช่น อยากจะดูว่า ซัพพลายเออร์ A ส่งของให้เราช้ากว่ากำหนดไปกี่ครั้ง ส่งของมาไม่ครบกี่ครั้ง หรือ จะดูในภาพรวมก็ได้ ซัพพลายเออร์ของเราทั้งหมดนี้ เราซื้อจากใครมากที่สุด เป็นเงินเท่าใด ใครตรงเวลามากที่สุด ใครส่งของช้ามากที่สุด อะไรแบบนี้แหละ

จากกิจกรรมหลาย ๆ กิจกรรมที่เราต้องทำต่อเนื่องกันไป มันก็ย่อมใช้เวลา และอาจเกิดข้อผิดพลาดขึ้นมาได้ เช่น พิมพ์ผิดบ้าง อะไรบ้าง เรา ก็ยุบ ก็ปรับ มันเหลือแค่ e-Sourcing, SRM (Supplier Relationship Management), e-Procurement … เห็นไหมครับ IT เข้ามาช่วยให้กิจกรรม หรือ กระบวนการ ให้ดำเนินไปได้อย่างรวดเร็วและเป็นอัตโนมัติ

 ซอฟต์แวร์สมัยใหม่ในปัจจุบัน ก็จะมักจะจับ e-Sourcing กับ e-Purchasing (หรือ e-Procurement) รวมเข้าไปอยู่ในตัว SRM (Supplier Relationship Management) ซึ่งมันก็จะไปเชื่อมเข้ากับโมดูลของ CRM (Customer Relationship Management) ซึ่งอยู่ในฝั่งของซัพพลายเออร์ ถ้าเราใช้โปรแกรม ERP เราจะคุ้นตากับภาพด้านล่าง และนี้ก็คือ การ Connect เข้าหากันตามที่ผมกล่าวผ่านมาในบล็อกก่อนหน้านี้

ที่ผ่านมานั้น เรามุดออกไปหาซัพพลายเออร์ในโลกกว้าง แล้วถ้าซัพพลายเออร์มุดผ่าน Global Connect เข้ามาหาเราเพื่อแนะนำตัว อยากจะทำมาค้าขายกับเรา เขาจะต้องทำอย่างไร ตรงนี้เราอาจจะต้องทำ e-(Supplier) Register เพื่อให้เขาลงทะเบียน พร้อมจัดหาที่ให้เขาเพื่ออัพโหลด e-Catalogue และจัดเตรียมข้อมูลเกี่ยวกับเราเพื่อให้เขาดาวน์โหลดไปใช้ได้ในเชิง e-(Supplier) Self Service …

ทีนี้พอมันมีซัพพลายเออร์มากขึ้น ๆ เราจับมารวมให้อยู่ในที่เดียวกันได้ไหม เราจะทำอะไรมันก็จะได้ทำไปพร้อม ๆ กัน เขาจะเข้ามาอัพเดตโน่นนี่นั่น ก็เข้ามาที่เดียวกัน เรียกว่าเข้ามาที่จุดนี้ ล็อกอินปั๊บ … Profile ต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับเขาก็เด้งขึ้นมาให้เขาจัดการได้ด้วยตัวเขาเอง จะวาง e-Catalogue จะอัพเดตโน่นนี่นั่น ก็ทำได้เลย นอกจากนั้น เราจะส่งข้อมูลอะไรให้กับเขา เราก็วางเอาไว้ เขาก็มาดึงออกไปเอง (Self Service) … เราควรจะสร้างเป็น Supplier Portal ขึ้นมาไหม?

เห็นไหมครับ ... เมื่อเรามองกิจกรรมในกระบวนการดำเนินธุรกิจออก เราก็สามารถระบุได้ว่า เราสามารถใช้ IT เข้าไปช่วยตรงไหนได้บ้าง ... ส่วนจะทำได้มากน้อยขนาดไหน มันก็ต้องว่ากันอีกทีหนึ่ง เพราะมันจะเกี่ยวกับเรื่องงบประมาณ เรื่องโครงสร้าง เรื่องคน (ผู้สนับสนุน ผู้ใช้งาน ผู้สร้างหรือจัดหา) ด้วย

 

 

Rate this blog entry:
Buy Side and Sale Side
Value Chain (2)

Related Posts

 

Comments

No comments made yet. Be the first to submit a comment
Already Registered? Login Here
Guest
Sunday, 22 April 2018