MSITBlog

2 minutes reading time (380 words)

Sale Side

เมื่อทุกอย่างพร้อม คำสั่งซื้อตามปกติจากลูกค้าก็มาแหละครับ

บางครั้งระยะเวลาตั้งแต่การเซ็นสัญญากัน (หรือ หลังจากทำการทดลองผลิตครั้งแรก) กับ การทำการผลิตจริงจำนวนมากตามคำสั่งซื้อมันอาจจะห่างกันเป็นปี หรือ บางทีลูกค้าได้งานจากการทดลองผลิตแล้ว ก็นำไปทดสอบดู ลองใช้งานจริง แล้วเขาก็อาจจะทำการแก้ไขบางสิ่งบางอย่างเพื่อให้สินค้าของเขาดีขึ้น ... ตรงนี้เขาอาจจะไม่ได้บอกเรา

ดังนั้นก่อนทำการผลิตจำนวนมากตามคำสั่งซื้อปกติ เราจะทำการยืนยัน BOM กับลูกค้าก่อนว่า เขาทำการเปลี่ยนแปลงอะไรใน BOM หรือ ไม่ (พูดง่าย ๆ ก็คือ BOM ที่ลูกค้าให้เราตอนทำ RFQ กับ BOM ในปัจจุบันนี้ที่อยู่ในมือลูกค้ามันต่างกันไหม) เราจะได้ปรับ BOM ของเราให้ถูกต้องตรงตาม BOM ของลูกค้าในปัจจุบัน แบบนี้เราเรียกว่า ทำการ Scrub BOM คือ ทำ BOM ของเราให้มันสะอาด ให้มันถูกต้องตามความเป็นจริง

การจัดการคำสั่งซื้อของ่ายขายก็มักจะประกอบด้วยกิจกรรมหลัก คือ 1) การตรวจสอบเครดิต (ถ้าเรากำหนดเอาไว้) 2) การบันทึกข้อมูลการขาย 3) การบันทึกบัญชีที่เหมาะสม (รวมถึงการเรียกเก็บเงิน) และ4) การจัดสินค้าตามคำสั่งซื้อ การจัดส่ง การปรับยอดสินค้าคงคลัง

ตามที่กล่าวมาข้างต้น เมื่อลูกค้ามีคำสั่งซื้อมา (ถ้าเรากำหนดเครดิตเอาไว้) ฝ่ายขายก็จะเริ่มด้วยการตรวจสอบเครดิตก่อน โดยทั่วไปจะมีสองแบบคือแบบอิงกับเวลา (เช่น เมื่อรับสินค้าแล้ว อีก 30 วันค่อยจ่ายเงิน) กับแบบอิงกับวงเงิน (ยอดเงินค้างชำระจะต้องไม่เกิน 1 ล้านบาท)   

แบบแรกก็จะเป็นเรื่องเวลาในการชำระเงิน ถ้าหนี้เก่าถึงเวลาชำระแล้ว แต่ยังค้างอยู่ อันนี้เราก็ไม่ผลิตให้จนกว่าจะเคลียร์หนี้เก่าก่อน แบบที่สองนี้ ถ้าสมมติว่าเราให้เครดิต 1 ล้านบาท เดือนที่แล้วเขาเอาสินค้าไป 800,000 บาทและยังไม่ได้จ่ายเงิน พอเดือนนี้เขาสั่งให้เราผลิตให้เขาอีก 500,000 บาท ดังนั้นพอเราเอา 800,000 + 500,000 = 1,300,000 มันก็จะเกินเครดิต แบบนี้เราก็จะไม่ผลิตให้เช่นกัน เขาต้องเอาเงินมาเคลียร์หนี้เก่าลง 300,000 ก่อน เพื่อให้เครดิตเพิ่มมาเป็น 800,000 – 300,000 = 500,000 แล้วเราก็จะผลิตให้

โดยทั่วไป ใหม่ ๆ ก็ต้องเปิด LC (Letter of Credit พูดให้เข้าใจง่าย ๆ ก็คือ ลูกค้าเอาเงินฝากไว้ที่ธนาคาร พอเราผลิตสินค้าส่งไปให้เขาและเขารับสินค้าแล้ว เราก็ไปเบิกเงินค่าสินค้าจากธนาคาร) ก่อน พอทำมาค้าขายกันไปสักพัก พอไว้เนื้อเชื่อใจกัน เราก็จะให้เครดิตให้ทั้งสองแบบ คือ ทั้งเวลาและวงกิน เช่น ให้เครดิต 60 วัน แต่วงเงินต้องไม่เกิน 1 ล้านบาทเป็นต้น

ถ้าเครดิตไม่ผ่านเราก็ไม่รับ Order นี้ ในโรงงานนั้น เรากับลูกค้าก็รู้จักกัน ดังนั้นก็บอกกันตรง ๆ ว่า ยูต้องเคลียร์หนี้เก่าก่อน ไอจึงจะผลิตให้ เขาก็จัดการให้ ถ้าเป็นธุรกิจทั่วไป ก็คงบอกว่า ไม่มีสินค้า หรือ ของขาดตลาดละกระมัง

เอาเป็นว่าเครดิตผ่านแล้ว ต่อไปฝ่ายขายก็ตรวจสินค้าในคลังสินค้าก่อนว่ามีหรือไม่ ถ้ามีเปิดคำสั่งขาย (หรือ รับคำสั่งซื้อนั่นแหละครับ) … โรงงานที่ผลิตสินค้าอุปโภคบริโภค เช่น สบู่ ยาสีฟัน อะไรแบบนี้ เขาจะมีสินค้าอยู่ในคลังสินค้าอยู่แล้ว ก็ไม่มีปัญหาอะไร แต่โรงงานรับจ้างผลิตสินค้าแบบที่ผมทำงานนั้น เราจะผลิตสินค้าตามที่ลูกค้าสั่งเสมอ สั่งอะไร จำนวนเท่าใด ก็ทำตามนั้น จะไม่ทำตุนเอาไว้ เพราะเราก็ไม่รู้ว่าลูกค้าจะซื้อเราครั้งต่อไปเมื่อใด แบบนี้ก็เงินจมอยู่เปล่า ๆ ไม่คุ้มครับ

ตรงนี้ฝ่ายขายก็จะรู้อยู่แล้วว่า ไม่มีสินค้าแหง ๆ ต้องผลิตขึ้นมาใหม่ ฝ่ายขายก็ใส่ความต้องการของลูกค้าเอาไว้ในฐานข้อมูลว่า ต้องการสินค้า X จำนวน Y ชิ้นเพื่อส่งไปให้ลูกค้าในวันนั้น วันนี้

ฝ่ายขายไม่ได้มีคนเดียวนะครับ สินค้าก็ไม่ได้มีแบบเดียวด้วย ดังนั้นใครรับคำสั่งซื้อมา ก็จะมาป้อนเข้าไปเก็บเอาไว้ในฐานข้อมูลนี้ เพื่อให้เห็นโดยทั่วกัน

ถ้ามองอีกมุมหนึ่ง สมมติว่าผมอยู่ในฐานะผู้วางแผนในการผลิต เมื่อเข้าไปดูในฐานข้อมูลนี้ ผมก็จะทราบได้ว่า วันไหน ต้องจัดส่งสินค้าอะไรให้ลูกค้าบ้าง จำนวนเท่าใด

ฐานข้อมูลตัวนี้มักเรียกกันว่า Master Delivery (หรือ Demand) Schedule (MDS) หรือ บางคนก็เรียกสั้น ๆ ว่า Master Schedule …

แต่อย่าลืมว่า ผมจะรู้แค่เพียงว่า วันไหน ต้องส่งสินค้าอะไร จำนวนเท่าใด ให้ลูกค้าบ้าง แต่มันยังตอบผมไม่ได้ว่า ผมจะได้สินค้านั้น ๆ มาจากฝ่ายผลิต ฝ่ายจัดซื้อได้อย่างไร

ดังนั้นก็น่าจะกล่าวได้ว่า MDS จะใช้เป็น สัญญาณ (Signal)” บอกผู้เกี่ยวข้องว่า ฝ่ายขายต้องการสินค้าอะไร ปริมาณเท่าไร เพื่อส่งไปให้ลูกค้า ณ. วันใด ผมใส่เส้นสีน้ำเงินใหญ่ ๆ เอาไว้ในรูปด้านล่าง นี่คือสัญญาณความต้องการสินค้าที่แจ้งไปยังฝ่ายผลิต

ส่วนฝ่ายผลิตจะทำได้ตามนั้นหรือไม่ ก็ต้องไปวางแผน ไปประเมินดูก่อน ... ถ้าทำได้ ก็ยืนยันไปให้กับฝ่ายขาย และฝ่ายขายก็จะยืนยันไปทางลูกค้าว่า คุณลูกค้าคุณได้สินค้าตามที่ตกลงกันไว้แน่นอน ...

แต่ถ้าทำไม่ได้ตามนั้น ก็ต้องบอกทางฝ่ายขายว่า วันที่กำหนดไว้ใน MDS นั้นทำไม่ได้เพราะอะไร น่าจะทำได้วันไหน ... ฝ่ายขายก็จะนำข้อมูลนี้ไปคุยกับลูกค้าอีกทีหนึ่ง เมื่อตกลงกันได้แล้ว ฝ่ายขายก็จะปรับแก้ข้อมูลใน MDS  

บางแห่งก็จะมีการวางแผนการกระจายสินค้า (หรือ ส่งสินค้า) ไปยังลูกค้าด้วยว่า จะขนส่งจากไหนไปไหน ขนส่งไปอย่างไร ที่เวลาใด ทำนองเดียวกันถ้ามองไปทางด้านการจัดซื้อ ก็จะมองในเชิงว่า Supplier จะต้องส่งวัตถุดิบเข้ามาเมื่อใด ช่องทางใด เพื่อเป็นการจัดการทางด้านสินค้าคงคลังให้เข้ามาทันเวลา เพียงพอต่อการใช้งาน ... ถ้าเรามีการขนส่ง การกระจายสินค้า ในปริมาณมากก็คงต้องหาโปรแกรมเหล่านี้เข้ามาช่วยในการวางแผน

โปรแกรมที่รู้จักมักคุ้นทางด้านฝ่ายจัดซื้อก็พวก Distribution Requirement Planning (DRP) ส่วนทางด้านฝ่ายขายก็เป็นพวก Distribution Resource Planning (DRP) มันทำหน้าที่คล้าย ๆ กัน ตัวย่อก็เหมือนกัน ... เอาเป็นว่า บางองค์กรจะมีโปรแกรม DRP ช่วยในเรื่องการวางแผนการรับ/กระจายสินค้าก็แล้วกันนะครับ

ขอสมมติก่อนว่า ฝ่ายผลิตผลิตสินค้าเสร็จเรียบร้อยแล้ว ก็ส่งสินค้ามาเก็บไว้ในคลังสินค้าเพื่อพร้อมส่งให้ลูกค้า แล้วทำการอัพเดตสินค้าและปริมาณที่ผลิตขึ้นมาเข้าไปในฐานข้อมูล Finished Good Database และแจ้งไปให้กับฝ่ายขายได้รับทราบว่า สินค้าที่เขาต้องการนั้นเสร็จแล้ว กองรอจัดส่งอยู่ที่คลังสินค้าเรียบร้อยแล้ว

ฝ่ายขายก็จะออกเอกสารไปยังคลังสินค้า ให้หยิบสินค้าอะไร จำนวนเท่าใด ส่งไปให้ลูกค้าใด ตามใบสั่งซื้อหมายเลขใด … (Pick Release หรือ Order Release) … พนักงานในคลังสินค้าก็ทำตามนั้น จัดทำเอกสารในการส่งสินค้าออก แล้วก็ส่งของไปให้ลูกค้าตามช่องทางที่กำหนดไว้แล้ว (FG Ship out) จากนั้นก็ทำการปรับลดยอดสินค้านั้น ๆ ใน Finished Good Database ลง แล้วแจ้งไปยังฝ่ายขายว่า สินค้าได้ส่งออกไปแล้วตามเอกสารหมายเลขนั้น ๆ (Ship Confirm)

ฝ่ายขายก็จะ Update ข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง (เช่น ลงบัญชี) และแจ้งไปยังลูกค้าว่า สินค้าส่งออกไปให้เขาแล้วตามเอกสารนั้น ๆ แล้วก็ทำใบเรียกเก็บเงิน (Invoice) แนบไปให้ด้วย ที่ผมเล่าให้ฟังมานี้ก็ถือเป็น Sale Process อย่างง่าย ๆ

ต่อไปก็จะเป็นกระบวนการของฝ่ายผลิต (Manufacturing Process) หรือ Manufacturing Side ที่เชื่อมต่ออยู่ระหว่าง Buy Side กับ Sale Side นะครับ

 

Manufacturing Side (1)
Pre-sale (New Product Introduction, NPI)

Related Posts

 

Comments

No comments made yet. Be the first to submit a comment
Already Registered? Login Here
Guest
Sunday, 23 September 2018