MSITBlog

2 minutes reading time (470 words)

ผังพาเรโต (Pareto Chart) (2)

เรามาคุยกันต่อในเรื่องการสร้างผังพาเรโตต่อจากบล็อกที่แล้วครับ 

ปัจจุบันนี้ เราสามารถใช้ Excel มาช่วยสร้างผังพาเรโตได้ง่าย ๆ สบายมาก เพียงแค่ใส่ข้อมูลลงไปในตาราง แล้วเลือกการกราฟ ... โปรแกรมมันจะทำการคำนวณและสร้างผังออกมาให้ทันที … อย่างไรก็ตาม ผมก็ขอแสดงวิธีการสร้างให้ดูเพื่อความเข้าใจก็แล้วกัน เวลาใครถามถึงวิธีการสร้าง เราจะได้ตอบได้ อธิบายได้

ถ้าว่ากันตามหลักการของวิธีการสร้างผังพาเรโตแล้ว โดยทั่วไปจะประกอบไปด้วยสองขั้นตอนใหญ่ ๆ คือ การจัดเตรียมข้อมูล และ การสร้างผัง ... เรามาดูกันไปทีละข้อครับ

1) การจัดเตรียมข้อมูล

1.1) เราต้องกำหนดและแบ่งข้อมูลที่ต้องการเก็บบันทึกเสียก่อน เริ่มต้นด้วยการตอบคำถามว่า เราต้องการข้อมูลอะไร เพื่อทำการวิเคราะห์อะไร เราต้องแบ่งประเภทหรือชนิดของข้อมูลให้ได้ก่อน เช่น ลักษณะข้อบกพร่องของสินค้าหรือบริการ เป็นต้น

1.2) เราต้องกำหนดเวลาในการเก็บข้อมูลให้ชัดเจน กำหนดระยะเวลาในการเก็บข้อมูลให้เหมาะสม เพื่อให้ได้ข้อมูลเพียงพอในการวิเคราะห์และเชื่อถือได้ เช่น เก็บข้อมูล 1 กะทำงาน หรือ 1 วัน หรือ 1 สัปดาห์

เมื่อผ่านข้อ 1.1) และ 1.2) แล้ว เราก็ทำการออกแบบใบบันทึกข้อมูลขึ้นมาและใส่ประเภทของข้อมูลที่ต้องการบันทึกลงไป จากนั้นจึงนำไปใช้บันทึกข้อมูลที่เกิดขึ้น

เอาละครับ เพื่อให้ผู้อ่านนึกภาพออก ผมจึงขอสมมติเอาว่า ภัตราคารแห่งหนึ่งได้ทำการเปิดกล่องข้อเสนอแนะที่ตั้งไว้หน้าร้าน เพื่อดูข้อเสนอแนะ แต่ปรากฏว่าในข้อเสนอแนะนั้นมันมีหัวข้อความไม่พึงพอใจของลูกค้ารวมอยู่ด้วย ทางภัตราคารจึงได้ทำการรวบรวมและจัดทำเป็นตารางออกมารูปด้านล่าง โดยเรื่องใด ๆ ก็ตามที่มีผู้ร้องเรียนแค่คนเดียว (พบว่ามีอยู่ 14 เรื่อง) ก็จับมารวมกันแล้วตั้งชื่อว่า อื่น ๆ” (อันหมายถึง เรื่องเบ็ดเตล็ดอื่น ๆ นั่นแหละครับ)

สมัยก่อนนั้น เราต้องคำนวณด้วยมือ พล็อตด้วยกระดาษกราฟ ดังนั้นอะไรที่ลดได้ ย่อได้ ก็ต้องทำ ไม่อย่างนั้น มันจะคำนวณเยอะ หรือ พล็อตกราฟแล้วล้นกระดาษกราฟที่เราใช้กัน (ถ้าย่อลงก็อาจจะเล็กเกินไป ทำให้ดูยาก)  แต่สมัยนี้เราใช้โปรแกรมพวก Excel เข้ามาช่วย เราก็ไม่จำเป็นต้องมาจัดให้เป็นกลุ่ม อื่น ๆให้เสียเวลาอีกแล้ว ข้อมูลมายังไงก็ใส่ไปยังงั้นแหละ เดี๋ยวมันจัดการให้เอง

1.3) จากนั้น เราก็นำข้อมูลที่ได้มาจัดเรียงใหม่ โดยเรียงจากมากไปน้อย และให้หัวข้อ “อื่น ๆ” อยู่ล่างสุดดังรูปสุดเสมอ (อย่าลืมนะครับ หัวข้อเล็ก ๆ น้อย ๆ นี้ ถ้าบ่นหัวข้อละคน บ่นคนละเรื่อง พอจับมานับรวมกันเข้า มันก็จะมีจำนวนนับมากขึ้น แต่เราก็จะเอาไว้ด้านล่างสุดเสมอ) 

ส่วนที่เราทำมานี้ เราจะนำมาใช้สร้างกราฟแท่ง … ถ้าเราจะใช้แกนนอนเป็นรหัส A, B, C, ... เราก็เอาข้อมูลในช่อง รหัสไปสร้างกราฟร่วมกับช่อง จำนวน” แต่ถ้าเราจะใช้แกนนอนเป็น เรื่องร้องเรียนเราก็เอาข้อมูลในช่อง เรื่องร้องเรียน ไปสร้างกราฟร่วมกับช่อง จำนวน

1.4) ต่อไปเราจะทำการคำนวณหาจำนวนเรื่องร้องเรียนสะสม (ดูจากช่อง จำนวนสะสมนะครับ) ช่องแรกเราก็ดึงตัวเลข 104 มาจากช่อง จำนวนมาใส่เอาไว้ก่อน

ช่องต่อมา เราก็เอา 104 จากช่อง “จำนวนสะสม” ไปบวกกับ 42 จากช่อง จำนวน ได้ออกมาเป็น 146 

ช่องต่อมา เราก็เอา 146 จากช่อง “จำนวนสะสม” ไปบวกกับ 20 จากช่อง จำนวน ได้ออกมาเป็น 166

และช่องต่อมา เราก็เอา 166 จากช่อง “จำนวนสะสม” ไปบวกกับ 10 จากช่อง จำนวน ได้ออกมาเป็น 176 …

ก็ทำแบบนี้เรื่อยไป

ข้อสังเกต ช่องล่างสุดของ“จำนวนสะสม” (ซึ่งมีค่า 200) จะต้องเท่ากับค่า "รวมทั้งหมด" (ซึ่งมีค่า 200) … ถ้าไม่เท่ากัน ก็แสดงว่ามีการคำนวณผิดครับ ก็ต้องทำใหม่แหละครับถือเป็นการยืนยันกันพลาดเวลาเราคำนวณด้วยมือ    

1.5) เพื่อให้การคำนวณเป็นไปในรูปแบบเดียวกัน เราจะทำการคำนวณเปอร์เซ็นต์ของจำนวนเรื่องร้องเรียนเมื่อเทียบกับผลรวมทั้งหมด (คือ 200) เสียก่อน เช่น ข้อมูลตัวแรกเกิดจาก (104/200) x 100 = 52% ตัวที่สองก็ (42/200) x 100 = 21% … ก็คำนวณไปจนครบแล้วก็นำไปใส่ในช่อง “%เทียบกับค่ารวม

1.6) จากนั้นก็ทำการคำนวณ % สะสม แล้วเอาไปใส่ในช่อง “%สะสม” … ก็ทำเหมือน ๆ กับที่เราหา จำนวนสะสมแหละครับ ข้อสำคัญคือ ช่องล่างสุดต้องเท่ากับ 100 นะครับ ห้ามขาด ห้ามเกิน มันก็ถือเป็นการยืนยันตัวเลขเหมือนกัน

ว่ากันตามจริงแล้ว เราไม่ต้องคำนวณในช่อง "%เทียบกับค่ารวม" ก็ได้ ... เราสามารถคำนวณจากช่อง "จำนวนสะสม" ได้เลย เช่น ค่า 52 ในช่อง %สะสม คำนวณได้จาก (104/200) x 100, ค่า 73 คำนวณได้จาก (146/200) x 100, ค่า 83 คำนวณได้จาก (166/200) x 100, ... แต่เขาก็ออกแบบให้คำนวณเป็นขั้นเป็นตอน สามาถสอบทานความผิดพลาดได้ก่อน จะได้ไม่เสียเวลามาแก้ไข

เราจะใช้ข้อมูลในช่อง “%สะสมมาสร้างกราฟเส้นนะครับ

2) การเขียนผังพาเรโต … จะมีขั้นตอนดังนี้

2.1) ทำการลากเส้นแกนแนวนอนและแกนแนวตั้ง (แกนซ้ายมือ) ขึ้นมาก่อน

2.2) เขียนกราฟแท่งบนแกนนอนโดยเริ่มจากข้อมูลที่มีจำนวนมาก (ดูจากตารางด้านบนในช่อง จำนวนซึ่งก็คืออ E โดยให้อยู่ติดกับแกนตั้งซ้ายมือ มีขนาดเท่ากับ 104) ไปหาน้อย (ห่างออกไปจากแกนซ้ายมือ หรือ เรียงจาก B (ขนาด 42), D (ขนาด 20), A (ขนาด 10), … ) โดยให้แท่งของ “อื่น ๆ (หรือ G)” อยู่ท้ายสุดเสมอ

2.3) ติดกับด้านขวาของแท่ง “อื่น ๆ” ให้เขียนแกนเปอร์เซ็นต์ (แกนตั้งขวามือ) ให้ตั้งฉากกับแกนนอน (แกน X) โดยลากให้ยาวเท่ากับแกนซ้ายมือ แล้วกำหนดสเกล 100% ให้ตรงกันกับ จำนวนข้อบกพร่องสูงสุด (หรือจำนวนข้อร้องเรียนสูงสุด) ในที่นี้ คือ 200

2.4) กำหนดจุด % สะสมเหนือกราฟแท่ง (ใช้ข้อมูลจากช่อง “% สะสม”) ที่สอดคล้องกัน แล้วลากเส้นเชื่อมต่อ

2.5) ทำการวิเคราะห์ผังพาเรโตที่ได้

เมื่อสร้างเสร็จแล้ว เราก็กำหนดจุดที่แกนด้านซ้ายที่ประมาณ 80% ขึ้นมา แล้วก็ลากเส้นขนานกับแนวแกนนอนไปจนตัดกราฟเส้น ... จากจุดนี้ให้ลากเส้นตั้งฉากกับเส้นเดิมให้ขนานกับแกนตั้งลงมาจนตัดกราฟแท่ง (ตามรูปนี้คือ D)

ทีมจึงสรุปได้ว่า ถ้าจะแก้ปัญหาเรื่องร้องเรียนให้หายไป 80% ก็จะต้องแก้ที่ลักษณะข้อบกพร่อง E, B และ D (หรือ รวม ๆ แล้วประมาณ 20% ของสาเหตุ) ให้หมดไป

แต่การที่จะทำการแก้ปัญหาไปพร้อม ๆ กันทั้งสามเรื่อง มันจะวุ่นวาย ดังนั้นทีมจึงได้ตัดสินใจตรงกันว่าจะทำการแก้ปัญหา E หรือ เสียเวลาคอยนานก่อน

ลองดูสนุก ๆ นะครับ ... ถ้าเราดูตามแกนนอน เราจะเห็นว่า A – F รวมเป็น 6 เรื่อง เมื่อบวกกับ G อีก 14 เรื่องที่เป็นเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ก็จะรวมเป็นทั้งหมด 20 เรื่อง … ถ้าเราแก้ 20% ของ 20 เรื่อง หรือ ประมาณ 4 เรื่อง มันก็ควรจะได้ผล 80% (ตามหลักการ 80/20) … ทีนี้ตามที่เราหามานั้น เราแก้แค่ 3 เรื่อง มันก็จะคิดเป็นสัดส่วนประมาณ (3/20) x 100 = 15% ซึ่งเป็นสัดส่วนประมาณ 85/15 มันก็ไม่หนีไปจากหลักการสักเท่าใดนะครับ (ถ้าดูจากกราฟ ขอบของกราฟแท่ง D จะคิดเป็น 83% บนกราฟเส้น)

สมัยที่ผมทำงานใหม่ ๆ ผมก็ต้องนั่งคำนวณโน่น นี่ นั่น แล้วก็หากระดาษกราฟมาสร้างผังพาเรโตขึ้นมาตามที่เล่าให้ฟังมาแล้ว แต่เดี๋ยวนี้เราสามารถใช้โปรแกรม Excel มาช่วยทำผังพาเรโตได้สบายมาก (ตัวอย่างดังรูปด้านล่าง โดย G – T เป็นข้อมูลที่เป็นแบบหัวข้อเดียว ลูกค้าคนเดียวร้องเรียน (ที่เรารวมมาเป็นหัวข้อ อื่น ๆตามที่อธิบายผ่านมาแล้ว ถ้าเราใช้ Excel ก็ไม่ต้องไปวุ่นวายกับมัน) และเส้นสีดำที่ลากจาก 80% นั้น ผมเขียนขึ้นมาเองนะครับ เพื่อให้ผู้อ่านเห็นว่า เราต้องแก้ปัญหาอะไรบ้าง) … ผมว่าหัวใจมันอยู่ที่การวิเคราะห์ หรือ แปลความมากกว่า

อย่างไรก็ตาม ถ้าเราเข้าใจหลักการในการคำนวณ การพล็อตกราฟ แบบดั้งเดิมเอาไว้บ้างก็ดีนะครับ จะได้รู้ว่าซอฟต์แวร์ต่าง ๆ มันพล็อตผังพาเรโตออกมาให้เราได้อย่างไร

 

การใช้ Excel สร้างผังพาเรโต
ผังพาเรโต (Pareto Chart) (1)

Related Posts

 

Comments

No comments made yet. Be the first to submit a comment
Already Registered? Login Here
Guest
Sunday, 21 July 2019