MSITBlog

2 minutes reading time (475 words)

Office Automation System (OAS)

a

ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในสำนักงานส่วนมากก็บรรดา Word, Excel, Power point ในตระกูลนี้แหละครับ ผมว่าคงเหมือน ๆ กับที่พวกเราที่มีอยู่ใช้อยู่ในสำนักงานทั่วไป แต่พอเรามองให้กว้างขึ้น มันไม่ใช่แค่สร้างเอกสารขึ้นมาเท่านั้น ในสำนักงานหนึ่ง ๆ มันมีเรื่องให้ต้องทำมากกว่านั้น เช่น เราจะจัดการเอกสารต่าง ๆ ที่สร้างขึ้นได้อย่างไร จะจัดการกับข่าวสารอย่างไร จะประชุมกันอย่างไร ต้องใช้อุปกรณ์อะไรบ้าง ทีนี้เรามีคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกันเป็นเครือข่ายอยู่แล้วนี่ครับ เราก็เอามาเชื่อมโยงกับเรื่องต่าง ๆ ข้างต้น เพื่อช่วยให้การทำงานเป็นระบบ เป็นอัตโนมัติ และมีประสิทธิภาพมากขึ้น เรากำลังจะพูดถึงระบบสำนักงานอัตโนมัติ หรือ Office Automation System หรือ OAS ตามหัวข้อที่ตั้งไว้นี่แหละ  

ถ้ามองในเชิงระบบแล้ว ระบบสำนักงานอัตโนมัติก็จะประกอบด้วยระบบย่อยอื่น ๆ แล้วแต่จะแบ่ง และเรียกขานกัน ทีนี้พอไปโฟกัสที่ชื่อของระบบย่อยต่าง ๆ บางทีมันอาจจะงง ทั้ง ๆ ที่เราก็มีใช้อยู่บ้างแล้ว ตัวผมเองจึงมักมองในเชิงฟังก์ชันที่ทำงานร่วมกันอยู่ใน AOS มากกว่า ว่ากันโดยทั่วไปก็จะประกอบด้วย

1) Electronic Publishing ฟังก์ชันนี้จะเกี่ยวข้องกับงานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ เช่น Word Processing, Desktop publishing (ทั้งนี้หมายรวมไปถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบอื่น ๆ ด้วย) นอกจากสร้างขึ้นมาแล้ว ก็ยังรวมถึง การทำสำเนา การกระจายไปยังผู้เกี่ยวข้องด้วย และการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (และRecord หรือ บันทึกต่าง ๆ) ด้วย

2) Image Processing ฟังก์ชันนี้จะเกี่ยวข้องกับรูปภาพ เช่น รูปภาพเพื่อการนำเสนองาน ระบบสื่อผสม (Multimedia System) และการจัดการสิ่งหล่านี้ด้วย (ซึ่งจะไปเกี่ยวข้องกับเรื่องการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในข้อ 1)

3) Electronic Communication ฟังก์ชันนี้จะเกี่ยวข้องกับการสื่อสารเพื่อประสานงานกันโดยอาศัยอิเล็กทรอนิกส์เป็นสื่อ เช่น เมล์เสียง อีเมล์ แฟกซ์ การประชุมผ่านโทรศัพท์ การประชุมผ่านทางวิดีโอ ทั้งนี้รวมถึงการประชุมโดยอาศัยคอมพิวเตอร์ด้วย

4) Electronic Collaboration ก็จะเน้นไปที่การทำงานร่วมกัน (ไม่ใช่แค่ประสานงานกันเท่านั้น แต่ต้องทำงานร่วมกันด้วย เช่น เขียนซอฟต์แวร์ร่วมกัน ออกแบบงานร่วมกัน) โดยอาศัยอิเล็กทรอนิกส์เป็นสื่อ แต่คราวนี้จะใช้ ซอฟต์แวร์ประเภท Groupware เข้าช่วย

5) Office Management พวกนี้จะเกี่ยวกับการจัดการในสำนักงาน เช่น การจัดการงาน (Task Management) การกำหนดตารางการประชุม การใช้อุปกรณ์สำนักงานที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Office Accessories)

ระบบอื่น ๆ ที่เราคุยกันมา เช่น DSS, ES, TPS ยังถือได้ว่ามีการใช้งานเฉพาะกลุ่ม แต่ถ้าเป็น OAS แล้ว มันจะไปเกี่ยวข้องกับทุกคนที่ใช้คอมพิวเตอร์ในการทำงาน มันจึงกระจายออกไปในวงกว้างกว่า ช่วงต้น ๆ ของการทำงานของผมในตำแหน่งผู้บริหาร IT นั้น ผมว่าไอ้เจ้า OAS นี่แหละ ที่มันมีเรื่องจุ๊ก ๆ จิ๊ก ๆ กวนใจให้ทำได้ทุกวัน

เรามาคุยกันในเรื่องของเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ก่อน (แรก ๆ ก็พวก Word, Excel, Power Point นี่แหละครับ) ต่างคนต่างสร้าง พอหลายคนมันก็มากขึ้น ทุกแผนกมีทั้งนั้น หัวหน้าแผนกก็กลุ้ม ๆ เหมือนกัน เพราะเอกสารของตัวเองก็มี ของลูกน้องก็มี แล้วยังของแผนกอีกต่างหาก ต่างคนต่างเก็บอยู่ในฮาร์ดดิสก์ของตัวเอง เวลาต้องใช้งานก็ไล่ถามกันเป็นที่วุ่นวาย เป็นที่เอิกเกริกทีเดียว จึงเริ่มมีเสียงบ่นว่า สู้เอกสารที่พิมพ์ออกมาเป็นกระดาษไม่ได้ เพราะมันอยู่ในแฟ้ม แฟ้มต่าง ๆ ก็เรียงอยู่ในชั้นตามตู้ต่าง ๆ โดยตู้แต่ละตู้ก็แบ่งเก็บเป็นหมวด ๆ ไป ทำให้ค้นหาได้ง่าย เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำแบบนี้ได้ไหม

ผมถึงกับกลืนน้ำลายเอื้อกซิครับ ก็ตอบเขาว่า ผมขอคิดหาทางดูก่อนก็แล้วกัน

ในที่สุดผมก็ไปเจอซอฟต์แวร์ตัวหนึ่งเป็นซอฟต์แวร์ประเภท (Electronic) Document Management System (DMS) (หรือ ระบบจัดการเอกสาร (แบบอิเล็กทรอนิกส์)) ... ผมดู ๆ แล้ว มันน่าจะใช้ได้ ก็โหลดลองเล่นดู ผลปรากฎว่าพอไหวครับ ก็เลยนำมาใช้งานเพื่อช่วยการเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ตอนแรกก็สอนให้ผู้ใช้แบบปกติคือสอนแบบใช้คอมพิวเตอร์ คือ สร้างโฟลเดอร์อย่างไร นำเข้าเอกสารอย่างไร ค้นหาอย่างไร อะไรแบบนี้แหละ ... แต่ผู้ใช้นึกภาพไม่ออก ก็เลยงง ๆ พาลบอกว่าใช้ยากไปเลย 

ผมก็นึกว่า เอชักไม่ได้เรื่อง ก็เลยบอกเขาว่า ให้เขากลับไปนึกก่อนว่า เขาต้องการตู้เก็บเอกสารกี่ตู้ (แต่ละตู้ตั้งชื่อว่าอะไร) แต่ละตู้มีกี่ชั้นเก็บ (ตั้งชื่อแต่ละชั้นว่าอะไร) แต่ละชั้นมีกี่แฟ้ม (ตั้งชื่อแฟ้มว่าอะไร) แล้วขอให้วาดรูปตู้พร้อมชั้นในตู้แบบคร่าว ๆ (เช่น ใช้กล่องสี่เหลี่ยมแทนตู้ แล้วก็ลากเส้นขีดขวาง ๆ ในกรอบสี่เหลี่ยมเพื่อแทนชั้นในตู้ก็พอแล้ว) พร้อมระบุชื่อเรียกขานมาด้วย

คราวนี้ผมสอนผู้ใช้ใหม่ โดยให้มองว่าโฟลเดอร์หลักเป็นแผนกของเขาก็ตั้งชื่อตามแผนก โฟลเดอร์ย่อยในโฟลเดอร์แผนกก็ให้มองเหมือนตู้เก็บเอกสาร จะสร้างกี่ตู้ก็ได้ เชิญตามสบาย แล้วก็ให้กำหนดชื่อตามที่เขียนมา โฟลเดอร์ย่อยในโฟลเดอร์ตู้ก็ให้มองเหมือนชั้นเก็บในแต่ละตู้ จะสร้างกี่ชั้นก็ได้ตามสะดวกและให้ตั้งชื่อตามที่เขียนมา ส่วนโฟลเดอร์ย่อยในโฟลเดอร์ชั้นก็ให้มองเหมือนแฟ้มที่ใช้เก็บเอกสาร จะใช้กี่แฟ้มก็สร้างเอาเอง แล้วก็ตั้งชื่อตามที่เขียนมา จากนั้นจะเอาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใส่เอาไว้ที่แฟ้มไหน ชั้นไหน ตู้ไหน ก็เชิญตามสะดวก ให้เขาลองทำดู เออ คราวนี้เข้าใจแฮะ จบไปเรื่องหนึ่ง

ต่อมาบริษัทก็เริ่มใช้พวก E – Form หรือ แบบฟอร์มต่าง ๆ ที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อขออนุมัติเรื่องต่าง ๆ และมีการนำ Workflow มาใช้เพื่อบังคับเส้นทางการไหลในการอนุมัติเอกสาร คราวนี้เอกสารต่าง ๆ มันกลายเป็น Record ที่ต้องเก็บเช่นกัน จะไปใช้ DMS ตัวเดิมก็ไม่ได้ ในที่สุดก็ไปได้ (Electronic) Record Management System มาใช้งาน ... ก็ดูเหมือนจบไปอีกเรื่องหนึ่ง

พอผ่านมาสักพัก มันมีปัญหาแทรกมาอีกว่า เอกสารบางตัวมันก็ถือว่าเป็นบันทึกที่ต้องจัดเก็บ บันทึกบางตัวก็อยากจะเก็บเอาไว้เป็นเอกสารด้วย ผู้ใช้ก็อยากจะให้สองระบบมันเชื่อมกัน ตัวอย่างเช่น วันนี้ผมได้รายละเอียดของวัสดุมาชิ้นหนึ่ง ผมก็เก็บเอาไว้เป็นเอกสาร พอวันหนึ่งผมอยากจะซื้อวัสดุชิ้นนี้ ผมก็ออกใบสั่งซื้อพร้อมต้องการแนบเอกสารอันเป็นรายละเอียดของวัสดุไปด้วย ประเด็นก็คือ ใบสั่งซื้อมันเกิดอยู่ใน Record Management System ส่วนรายละเอียดมันไปเก็บอยู่ใน Document Management System มันก็ต้องมีการดึงข้อมูลข้ามระบบกัน ทำให้ไม่สะดวก ... ก็เริ่มมีเสียงบ่นมาอีก

ในที่สุดผมก็ได้โปรแกรมใหม่มาอีกตัวหนึ่ง ซึ่งเหมือนกับรวมสองตัวนี้เข้าด้วยกันเป็น (Electronic) Document and Record Management System กลายเป็นระบบเดียวกัน คราวนี้มันจัดการเอกสารและบันทึกในรูปแบบต่าง ๆ ได้ดีขึ้น ค้นหาได้ไวขึ้น โยนข้ามกันไปมาได้

ช่วงต่อมา ทางองค์กรที่ผมทำงานได้มีการนำ Enterprise Content Management System หรือ Enterprise CMS เข้ามาใช้งาน (ผมก็ต้องเอา CMS ตัวเก่าออกไป แล้วใช้ตัวนี้แทน) … ตัวนี้เจ๋งจริง ผมชอบมาก เพราะมองเอกสาร รูป บันทึก เป็น Content หมด ดังนั้นมันรวมจึงรวม Document Management, Record Management, Workflow Management, Image ต่าง ๆ และ Electronic Collaboration (พวก Groupware) เข้ามาไว้ด้วยกัน ดังนั้นเมื่อดู ๆ แล้วมันเหมือน Portal CMS คือ รวมโปรแกรมต่าง ๆ เข้าไว้อยู่ในตัวมัน (ในลักษณะ Portal) และตัวมันก็ CMS อยู่แล้ว จึงมี Wen Content Management ให้ใช้ด้วย

นอกจากนั้นมันยังรวม KM เอาไว้ในตัวด้วย ให้ผมสามารถเก็บองค์ความรู้ในรูปแบบต่าง ๆ ได้ง่าย ไม่ว่าจะเป็น เอกสาร รูปภาพ วิดีโอต่าง ๆ  … Feature นี้ ผมสุด Happy … และยังมีส่วนที่เกี่ยวกับการจัดการสินทรัพย์เชิงดิจิทัลอีกด้วย ส่วนนี้ผมไม่ได้ใช้อะไรมากมายนัก อย่างมากก็แค่ใส่ Right Mark เอาไว้ในเอกสารแค่นั้น ผมก็เลยไม่รู้ว่าโฟล์วของมันเป็นอย่างไรมาจนถึงทุกวันนี้

ปัจจุบันนี้ ผมเห็นว่ามี Enterprise CMS แบบ Open source ให้ใช้งานอยู่เหมือนกัน แต่ก็ไม่รู้ว่าประสิทธิภาพมันคับแก้วขนาดไหน มันจะสู้ CMS ในแบบปกติได้หรือเปล่าก็ไม่รู้ ถ้ามันใช้งานได้ ผมว่าน่าสนใจนะครับ มันจะช่วยให้เราจัดการเรื่องเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ง่ายมากทีเดียว  

ในส่วนของ Electronic Communication นั้น แรก ๆ ก็เป็นแบบที่ใช้ตามสำนักงานทั่วไป เช่น ใช้ Fax ใช้โทรศัพท์ ใช้คอมพิวเตอร์ ต่อมาองค์กรเขาเปลี่ยนระบบโทรศัพท์ให้เป็นดิจิทัล คราวนี้มันก็ใช้คอมพิวเตอร์เข้าไปจัดการได้ มันก็สะดวกขึ้นมาก ... จะประชุมกันหลายสาย จะจองห้องใช้งาน จะบันทึกการประชุมเก็บไว้ จะส่งภาพ ส่งเสียง เข้าหากัน มันก็ทำได้สะดวก ... พอนำ Enterprise CMS เข้ามาใช้ มันก็สามารถจัดการกับข้อมูลและบันทึก (Record) ต่าง ๆ ได้ ก็สะดวกมากขึ้นอีก   

ที่ผมเล่าให้ฟังมานี้ มันก็สักสิบปีมาแล้ว ... ปัจจุบันเทคโนโลยีต่าง ๆ พัฒนาไปมากแล้ว จนระบบ OAS กลายเป็นเรื่องธรรมดา ๆ ที่เราเห็นกันจนคุ้นตาไปแล้ว ก็เลยดูเหมือนว่าระบบลดบทบาทลงจนเหมือนหายไปจากองค์กรเราแล้ว 

Knowledge Work System (KWS)
ตาสว่าง (ES (2))

Related Posts

 

Comments

No comments made yet. Be the first to submit a comment
Already Registered? Login Here
Guest
Monday, 18 June 2018