MSITBlog

2 minutes reading time (411 words)

กล่องเครื่องมือด้านการจัดการ (Management Toolbox)

ลองนึกภาพดูครับว่า เวลาเราจะสร้างอะไรขึ้นมาสักอย่างหนึ่งนั้น เราคงต้องมีความรู้ในเรื่องนั้น ๆ ก่อน แล้วเราต้องรู้ว่าเราจะจัดการ (เช่น วางแผน แยกย่อยออกมาเป็นกิจกรรมที่ต้องทำ หาลูกมือมาช่วย สั่งการให้เขาทำ ควบคุมให้เป็นไปตามแผน) อย่างไรแล้ว … แล้วเราควรจะรู้ต่อไปว่า เราต้องการ "เครื่องมือ (Tools)" อะไรมาช่วยเพื่อให้ทำสิ่งเหล่าได้ง่ายขึ้น

แต่พอเรานึกถึง เครื่องมือเราก็มักนึกถึงอุปกรณ์ทางด้านฮาร์ดแวร์ที่จับต้องได้ เช่น มีด สว่านไฟฟ้า คีม อะไรพวกนี้ แต่สิ่งที่ผมจะยกขึ้นมาคุยในบล็อกนี้ มันเป็นเครื่องมือที่จับต้องไม่ได้ เพราะมันเป็นแนวทาง หรือ หลักการ หรือ กรอบการทำงานบางอย่าง ที่เรานำมาช่วยในเรื่องการจัดการได้ … ถ้าจะยกตัวอย่างเพื่อให้พอนึกภาพออก ก็เช่น การจัดการคุณภาพโดยรวม (TQM), การจัดการความรู้ (KM) การวางแผนกลยุทธ์ (Strategic Planning) เป็นต้น เรามักเรียกกันว่า เครื่องมือด้านการจัดการ หรือ Management Tools

ในบล็อกที่ผ่านมา ผมเล่าให้ฟังว่า หน้าที่หรือฟังก์ชันของผู้จัดการก็คือ POSDC แต่ประเด็นที่น่าสนใจก็คือ การเราจะทำฟังก์ชันนี้ได้สะดวกขึ้น ง่ายขึ้น เร็วขึ้น เราควรจะมีเครื่องมือมาช่วยใช่ไหมครับ

เครื่องมือเหล่านี้ ก็มีตั้งแต่ตัวเล็ก ๆ เช่น การระดมความคิด กราฟที่ใช้เฉพาะเรื่อง หรือ เครื่องมือใหญ่ ๆ เช่น TQM ซึ่งนำมาใช้ทั่วทั้งองค์กร … เครื่องมือบางตัว ออกมาแล้วก็เงียบ ๆ หายไป (อาจจะตกยุคสมัย หรือ เสื่อมความนิยมลงไป หรือ ใช้แล้วไม่ได้ผลตามต้องการ) แต่บางตัวก็ยังอยู่ยั่งยืนยงมาเป็นสิบปี

ทีนี้ถ้าจะให้มานั่งจัดทำรายการเครื่องมือทางด้านการจัดการขึ้นมา มันก็คงมีเยอะแยะไปหมด จนไม่รู้ว่าจะเริ่มที่ตัวไหนดี ผมว่าเราหากรอบตั้งต้นขึ้นมาเป็นกรอบหนึ่งก่อน จากนั้นจึงค่อย ๆ ขยายออกไปจะดีกว่านะครับ 

Bain & Company ได้ทำการสำรวจเครื่องมือทางด้านการจัดการที่นิยมใช้กันมาหลายปีแล้ว เขาก็จะไปสำรวจจากผู้บริหารทั่วโลกพันกว่าคนว่า พวกเขาใช้เครื่องมืออะไรมาช่วยในเรื่องการจัดการกันบ้าง แล้วก็สรุปออกมาเหลือ 25 ตัวที่นิยมกัน เรียกว่า Top 25 ว่าอย่างนั้นเถอะ ... สำหรับเครื่องมือที่นิยมกันตามรายงานปี 2017 ก็สามารถหามาอ่านได้จาก Link ต่อไปนี้ครับ

http://www.bain.com/publications/articles/management-tools-and-trends-2017.aspx

ผมเองก็เอาเครื่องมือเหล่านี้แหละครับ ไปเล่าให้นักศึกษาฟังในห้องเรียนที่ผมสอนอยู่ ก็ต้อเน้นก่อนว่า มันไม่ใช่มีแค่ 25 ตัวนี้นะครับ มันมีมากกว่านี้ แต่ 25 ตัวนี้เขานิยมใช้กันทั่วโลก เรารู้ ๆ เอาไว้บ้างก็ดี เผื่อจะมีโอกาสได้ใช้ในภายภาคหน้า ลองเปิดกล่องเครื่องมือการจัดการ (Management Toolbox) ของเราขึ้นมา แล้วโยนมันเข้าไปเก็บเอาไว้อีกสัก 10 – 20 ตัว จะเป็นอะไรไป กล่องมันคงไม่แตกหรอกครับ

เรามาขยายความเรื่องกล่องเครื่องมือกันสักหน่อยนะครับ .... จากที่ผมกล่าวแล้วว่า หน้าที่กว้าง ๆ ของผู้จัดการก็คือ จัดการคน และ จัดการงาน ในการจัดการนี้ ก็ย่อมต้องการเครื่องมือเข้ามาช่วยแตกต่างกันออกไป เช่น อาจจะเป็นเครื่องมือเดี่ยว ๆ ตัวเดียว หรือ เป็นชุดเครื่องมือก็ได้ เช่น ชุดเครื่องมือช่วยในการวางแผน ชุดเครื่องมือช่วยในการแก้ปัญหา เป็นต้น

ที่เราต้องใช้ ชุดเครื่องมือ ก็เพราะว่า เรื่องหนึ่ง ๆ อาจจะต้องใช้เครื่องมือหลายตัว ต้องมีการเรียงลำดับการใช้ก่อนหลังให้ถูกต้องเหมาะสม มันจึงจะมีประสิทธิภาพและได้ผลเร็ว

มีคนกล่าวเอาไว้ว่า หน้าที่หนึ่งของผู้จัดการก็คือ การจัดชุดเครื่องมือให้เหมาะสมกับงาน … เปรียบเหมือนกับช่างก่อสร้าง วันนี้เขาจะออกไปทำงานไม้ เขาก็ควรจะจัดชุดเครื่องมือทำงานไม้ ไปกับเขา วันนี้เขาจะไปทำงานปูน เขาก็ต้องจัดชุดเครื่องมือทำงานปูน ไปกับเขา ... ถ้าวันนี้จะไปทำงานปูน ดันถือชุดเครื่องมืองานไม้ไป มันจะทำงานได้อย่างไร ... จริงไหมครับ

พอเราพูดกันในแง่นี้ ก็เสมือนว่า เราอาจมีกล่องเครื่องมืออยู่หลายกล่อง ถ้าเราเป็นผู้ "จัดการ" เราก็ต้องมีกล่องเครื่องมือที่มีเครื่องมือที่ช่วยในเรื่อง "การจัดการ" บรรจุอยู่กล่องหนึ่งด้วย ก็เรียกว่า Management Toolbox นี่แหละ  

ผมเรียนจบทางด้านวิศวกรรมมา ก็ย่อมมี "Engineer Toolbox" กล่องหนึ่งเอาไว้ใส่เครื่องมือทางด้านวิศวกรรม ต่อมาผมทำมางานในโรงงาน ผมก็ต้องมี "Manufacturing Toolbox" อีกกล่องหนึ่งเอาไว้ใส่เครื่องมือทางด้านการผลิต แล้วมาดูแล IT ด้วย ผมก็ต้องมี "IT Toolbox" อีกกล่องหนึ่ง เมื่อได้รับการโปรโมตเป็นผู้จัดการ ผมก็มี "Management Toolbox" อีกกล่องหนึ่ง ...กล่องเหล่านี้ ไม่ต้องหอบ ต้องหิ้วอะไรให้หนักหรอก ... มันเก็บอยู่ในสมองเรานี่แหละครับ (หรือจะนึกว่า เป็นลิ้นชักเก็บความรู้เป็นเรื่อง ๆ เป็นด้าน ๆ เอาไว้ก้ได้)  

ทีนี้เวลาจะใช้งาน ถ้าเปิดกล่องออกมาแล้วไม่มีเครื่องมืออยู่ในกล่องเครื่องมือเลย เราไม่รู้ว่าจะเอาอะไรมาใช้งาน … หรือ แม้ว่ามันอาจจะมีอยู่มากมาย แต่เราไม่รู้ว่าจะใช้งานอย่างไร ก็อาจจะนำมาใช้ผิด หรือจัดชุดเครื่องมือไม่ได้ แม้ว่ารู้จักหน้าค่าตาบ้าง เคยใช้บ้าง เราอาจจะจัดชุดเครื่องมือได้ แต่เราก็อาจไม่รู้ว่า อะไรควรใช้ก่อน อะไรควรใช้หลัง เพื่อให้งานที่ได้ออกมามันสอดรับกันไปตามลำดับ  

ถ้าหญ้ามันรกข้างบ้าน เราจะเอามันออก ถ้าไม่มีเครื่องมือช่วยก็ทำได้ครับ ใช้มือถอนเอาทีละต้นก็ได้ ก็ลองดูครับ เราอาจจะมองว่า ก็ขยันเหมือนกันนะเรา … แต่คนอื่น (หมายถึง ลูกน้องเรา ผู้ร่วมงานของเรา) ไม่มองไปทางบวกแบบนั้นซีครับ มันมักจะไปทางลบเสียมากว่า เช่น ซื่อบื้อว่ะ หรือ มีฝีมือเท่านี้อ่ะนะลูกพี่ตู ...     

หรือ ดีขึ้นมาหน่อย ถ้าเรามีเครื่องมืออยู่ในกล่องเครื่องมือและก็รู้ว่าต้องใช้ของมี คม เพื่อตัดให้ขาดออกจากกัน ได้เรื่องละ เราก็เปิดกล่องเครื่องมือออกมาดู พบว่า เรามีทั้ง ขวาน มีดโต้ ปังตอ กรรไกรตัดผ้า กรรไกรตัดหญ้า คีมตัด ล้วนแล้วแต่มีคมใช้เพื่อ ตัดสิ่งของให้ขาดจากกันทั้งสิ้น ถ้าเราหยิบขวานไปตัดหญ้า ลองนึกซิครับว่า มันจะได้เรื่องไหม หรือ เรารู้ว่าต้องใช้กรรไกร แต่ดันถือกรรไกรตัดผ้าไปตัดหญ้า มันก็คงตัดได้ดีกว่าการใช้ขวาน แต่เมื่อไหร่งานมันจะเสร็จเล่า … ลูกน้องก็คงมองเราด้วยความทึ่งและอึ้ง ... คิดได้ไงวะนี่

สมัยก่อน ผมก็ไม่ค่อยเห็นความสำคัญในการเรียนรู้ สะสมเครื่องมือสักเท่าใด ตอนที่ผมเข้าไปทำงานในโรงงานวันแรก เจ้านายฝรั่งก็นั่งอบรม บ่มนิสัย มอบหมายงาน ตามทำเนียม อันแรกคือห้ามไปนั่งซ่อมงาน ซ่อมเครื่อง รื้อโน่น รื้อนี่ (ตามที่ผมเคยเล่าให้ฟังมาบ้างแล้ว) ผมก็ถามว่า แล้วจะให้ผมทำอะไร

ท่านบอกว่า หน้าที่ของยูคือ … (ออกแบบระบบตามที่ลูกค้าต้องการ บริหารแผนก …. อะไรก็ว่าไปตาม JD ที่เขียนไว้ … ) และ ยูควรดูว่าเครื่องมือตัวไหนน่าจะนำมาใช้งาน ศึกษาให้เข้าใจแล้วลองนำมาทดลองใช้ดู เมื่อเห็นว่ามันมีประโยชน์แก่องค์กร ก็สอนให้ลูกน้องยู รู้ เข้าใจ และใช้เป็น สร้างสภาพแวดล้อมบังคับให้เขาใช้จนเป็นนิสัย แล้วก็ไปหาเครื่องมือตัวใหม่เข้ามาใช้อีก

เรื่องหลังนี่แหละครับที่ทำให้ผมต้องศึกษา ทำความเข้าใจ เครื่องมือต่าง ๆ ทั้งตัวเล็กตัวใหญ่ เพื่อนำไปใช้งาน … ผ่านไปสักสามสี่ปี ผมก็มีเครื่องมือในกล่องเครื่องมือของผมเป็นหลายสิบตัวทีเดียว ก็ด้วยความที่ต้องใช้ด้วยตนเองเพื่อความเข้าใจ ต้องสอนลูกน้องให้ใช้เป็น ต้องกำหนดหรือสร้างหรือหาสภาพแวดล้อมให้เขาใช้ (หรือประยุกต์ใช้) มันก็เลยทำให้ผมเข้าใจถึงวิธีการใช้งาน การประยุกต์ใช้ และสามารถคาดการณ์ผลลัพธ์จากการใช้เครื่องมือเหล่านั้นได้ดีขึ้น

ต่อมาเมื่อมีเครื่องมือมากขึ้น เข้าใจการใช้งานมันมากขึ้น นำไปประยุกต์ใช้มากขึ้น สามารถคาดการณ์ผลลัพธ์ได้ชัดเจนมากขึ้น ก็ส่งผลให้ผมสามารถจัดชุดเครื่องมือให้เหมาะสมกับงานได้ดีขึ้น สิ่งเหล่านี้มันทำให้ผมเห็นคุณประโยชน์ของเครื่องมือต่าง ๆ ที่นำมาช่วยเรื่องการจัดการได้เป็นอย่างดี

อันนี้ต้องถือว่าเป็นหนี้บุญคุณอันใหญ่หลวงต่อเจ้านายฝรั่งท่านนี้ที่มอบหน้าที่นี้ให้ผม ทำให้ผมสามารถใช้เครื่องมือเหล่านี้มาจนถึงปัจจุบัน ก็นับเป็นเวลาประมาณสักยี่สิบปีแล้ว ขณะเดียวกัน ผมก็หาเครื่องมือใหม่ ๆ โยนเข้าไปเก็บเอาไว้ในกล่องเครื่องมือของผมอยู่ตลอดเวลาเหมือนกัน ไม่อย่างงั้นมันจะมีเฉพาะเครื่องมือเก่า ๆ ซึ่งไม่เหมาะสมกับยุคสมัยปัจจุบันสักเท่าใดนัก อาจจะกลายเป็นคนตกยุค ตกสมัย กลายเป็นไอ้เฒ่า เต่าล้านปีไปในที่สุด

พวกเราก็ลองเปิดกล่องเครื่องมือของพวกเราดูบ้างครับว่า เรามีเครื่องมือมากน้อยเท่าใด หลายชนิดหลายประเภทหรือไม่ เก่าใหม่มากน้อยเพียงใด … นอกจากนั้น ว่าง ๆ ก็หาของใหม่เติมเข้าไปบ้าง (หาหนังสือมาอ่าน ไปเข้าคอร์สอบรม สัมนา หรือ พูดคุยกับผู้รู้)

แฮ่ม ถ้ายังไม่เคยมีกล่องเครื่องมือ ก็ไปหามาซะดี ๆ … เมื่อได้มาแล้ว ก็ต้องหาเครื่องมือใส่กล่องด้วยนะครับ 

แต่บางคนอาจจะคุ้น ๆ ว่า มีอยู่แล้ว แต่จำไม่ได้ว่าไปเก็บไว้ที่ใด ... ผมมีข่าวดีมาบอกครับ ผมว่าลองติดต่ออาจารย์ที่เคยสอนสักหน่อยดีไหม เพราะผมได้ยินหลาย ๆ คนพูดกันว่า “ผมคืนอาจารย์ไปหมดแล้ว” … ถ้าเป็นอย่างนั้นจริง ก็น่าสงสารนะ ป่านนี้ห้องพักอาจารย์ของพวกเขาคงเต็มไปด้วยกล่องเครื่องมือที่ส่งคืนไปให้จนไม่มีที่ให้นั่ง ให้หายใจ กันแล้วกระมัง 

 

เรื่องเล่าสู่กันฟัง
จัดการคน จัดการงาน

Related Posts

 

Comments

No comments made yet. Be the first to submit a comment
Already Registered? Login Here
Guest
Thursday, 19 July 2018