MSITBlog

2 minutes reading time (313 words)

การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายในองค์กร (Internal Environment Analysis)

คราวนี้เราก็กลับมาประเมินองค์กรของเราเองบ้าง โดยกระทำผ่านทางการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายในองค์กร เพื่อดูว่าในการดำเนินธุรกิจของเราในปัจจุบันนี้ เราจุดแข็ง จุดอ่อน อะไรบ้าง เพื่อที่เราจะเอาข้อมูลไปใช้ในการวิเคราะห์ SWOT โดยเอาไปใส่ในช่อง จุดแข็ง (Strength) และ จุดอ่อน (Weakness) เพื่อให้สอดรับกับการนำไปใช้งาน

เครื่องมือที่นำมาช่วยทำเรื่องนี้ก็มีหลายตัวด้วยกัน ในสมัยก่อนที่ผมไปอบรมมานั้น เขาก็ยกขึ้นมาสามตัวคือ 7S (ใช้วิเคราะห์ฟังก์ชันหรือหน้าที่ที่สนับสนุนซึ่งกันและกัน), Value Chain (ใช้ดูกระบวนการ) และ Performance Analysis (ใช้ดูประสิทธิภาพขององค์กรที่ผ่านมา) … ผมก็ขอเล่าให้ฟังแค่สามตัวนี้ก็แล้วกัน

เครื่องมือตัวแรกที่เรามักนำมาใช้เพื่อสนับสนุนในการทำเรื่องนี้ก็คือ 7S ของ McKensey (เพื่อวิเคราะห์ฟังก์ชันที่สนับสนุนซึ่งกันและกัน)

แนวคิดนี้เกิดขึ้นเมื่อประมาณปี 1980 โดย Robert Waterman, Tom Peter และ Julien Phillips โดยคิดว่าประสิทธิภาพขององค์กรธุรกิจจะเกิดจากความสัมพันธ์ของปัจจัยของธุรกิจที่แตกต่างกัน  7 ประการว่ามีลักษณะและมีสภาพเกื้อหนุนกันอย่างไร และได้มีการนำมาใช้เป็นกรอบในการพิจารณาและการวางแผนเพื่อการกำหนดกลยุทธ์ในองค์กรโดยการประสานปัจจัยทั้ง ประการให้สอดคล้องประสานกัน ไปทางเดียวกันเพื่อให้องค์กรประสบความสำเร็จในการดำเนินธุรกิจ

จากรูปที่ผมแสดงตัวแบบของ 7S เอาไว้ด้านล่าง จะเห็นว่ามันมีปัจจัยให้พิจารณาอยู่ 7 ตัว คือ  Strategy, Structure, System,  Skill, Staff, Style, Shared Value โดยแต่ละตัวจะมีเส้นโยงไปยังตัวอื่น ๆ ด้วยเพื่อแสดงถึงการสอดคล้องประสานกัน เรามาดูคำอธิบายปัจจัยทั้งเจ็ดประการของตัวแบบ 7S กันสักหน่อยนะครับ

1) โครงสร้างองค์กร (Structure) หมายถึง การออกแบบสายงานและการบังคับบัญชา โดยเราจะมองว่าโครงสร้างองค์กรมันควรจะรองรับส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกันได้ แต่ส่วนมากจะมองว่ามันควรรองรับแผนกลยุทธ์ขององค์กรได้อย่างเหมาะสมและมีความสอดคล้องกัน ดังนั้นถ้าโครงสร้างขององค์กรมีความเหมาะสมและสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ก็จะถือเป็นจุดแข็งขององค์กร แต่ถ้าโครงสร้างขององค์กรไม่เหมาะสมสอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กรแล้วก็จะกลายเป็นจุดอ่อนขององค์กร

2) กลยุทธ์ (Strategy) ก็คือ การวางแผนกิจกรรมภายในองค์กรให้สอดคล้องและเหมาะสมต่อการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมภายนอกและภายในองค์กร ซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ช่วยสนับสนุนให้องค์กรมีขีดความสามารถเหนือคู่แข่งขัน (เมื่อเราวางกลยุทธ์ใหม่ หรือ ปรับเปลี่ยนกลยุทธ์เดิม ก็อาจต้องมีการปรับโครงสร้างองค์กรใหม่เพื่อให้เหมาะสม)

3) ระบบ (System) หมายถึง ระบบงาน กระบวนการ การดำเนินกิจกรรมขององค์กร เช่น ระบบสารสนเทศ ระบบการวางแผน ระบบการเงิน/บัญชี เป็นต้น ถ้าองค์กรมีระบบงานที่ดีก็จะทำให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถทำงานได้อย่างชัดเจนและถูกต้อง ดังนั้นเราจะเห็นว่า ระบบงานขององค์กรก็ควรจะมีความสอดคล้องกับกลยุทธ์และโครงสร้างขององค์กรด้วย

4) สไตล์ (Style) สไตล์ในการทำงานของผู้บริหารนั้น จะมีอิทธิพลต่อพนักงานภายในองค์กรเป็นอย่างมาก ซึ่งถ้าหากผู้บริหารเป็นแบบอย่างที่ดีให้กับพนักงานเห็นถึงความมุ่งมั่นในการทำงาน สร้างผลงานที่ดีออกมาได้ ก็ย่อมนำ/จูงใจให้พนักงานทุ่มเทการทำงานให้กับองค์กร และยังเป็นการการสร้างขวัญและกำลังใจในการทำงานให้กับพนักงานอีกด้วย

5) บุคลากร/สมาชิกภายในองค์กร (Staff) ก็คือ ผู้ปฏิบัติงานหรือดำเนินกิจกรรมอันเกิดจากแผนกลยุทธ์ที่กำหนดขึ้นมานั่นเอง โดยจะต้องปฏิบัติงานให้ตรงตามแผนและเป้าหมายที่วางไว้เอาไว้ ดังนั้นองค์กรจึงต้องมีพนักงานอย่างพอเพียงในการทำหน้าที่ต่าง ๆ และต้องมีความรู้ความสามารถ มีทัศนคติที่ถูกต้อง และมีแรงจูงใจในการทำงาน เพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามที่กำหนดไว้

6) ทักษะ (Skill) เป็นการพิจารณาถึงทักษะหรือความเชี่ยวชาญขององค์กรโดยรวม (อันเกิดจากการมองภาพรวมของความสามารถของพนักงาน) ว่ามีความเชี่ยวชาญหรือมีความชำนาญในด้านใด เราก็จะได้นำไปใช้ในเรื่องการวางแผนกลยุทธ์ของบริษัทได้อย่างเหมาะสม

7) ค่านิยมร่วม (Shared Value) คือ แนวคิด แนวทาง ค่านิยม หรือ ความคาดหวังที่คนในองค์กรมีและยึดถือปฏิบัติร่วมกัน เพื่อทำให้องคืกรบรรลุความสำเร็จตามเป้าหมาย หากองค์กรขาดค่านิยมร่วม ก็จะทำให้ขาดพลังในการดำเนินงานหรือทำงานด้อยประสิทธิภาพอันนำไปสู่ความล้มเหลวได้

นอกจากนั้น ปัจจัยสามตัวด้านบน คือ Strategy, Structure, System เขาบอกว่ามันเป็น Hard S (มองเห็นได้ง่าย เช่น ป้ายประกาศ การโฆษณาประชาสัมพันธ์) ทำให้สามารถลอกเลียนแบบกันได้ง่าย แต่การที่สองบริษัทมีโครงสร้างองค์กร มีการวางกลยุทธ์ มีการใช้ระบบการทำงานแบบเดียวกัน บริษัทข้างต้นอาจจะไม่ประสบความสำเร็จเหมือนกันก็ได้ เพราะมันไปขึ้นกับปัจจัยส่วนที่สองด้วย ซึ่งก็คือ ทักษะ (Skill), ทรัพยากรมนุษย์ (Staff), สไตล์ (Style) และ ค่านิยมร่วม (Shared Value) ทั้งสี่ตัวนี้ เขาบอกว่ามันเป็น Soft S (มองเห็นได้ยาก เพราะมันฝังอยู่ในตัวพนักงาน/ทีมในแต่ละองค์กร ทำให้เลียนแบบได้ยาก)

อย่างที่กล่าวมาตั้งแต่ตอนต้นแล้วว่า ตัวแบบของ 7S นั้น มันจะมองปัจจัยทั้งเจ็ดตัวในเชิงที่สัมพันธ์กัน สนับสนุนกัน ดังนั้นเราก็จะมองว่า ถ้ามันสนับสนุนกันได้ดีก็ถือเป็นจุดแข็ง มันทำได้ไม่ดีหรือกีดขวางกันก็ถือเป็นจุดอ่อน) … วิทยากรที่สอนผมเขาก็ให้ทำตารางขึ้นมาก่อนดังรูปด้านล่าง

จากนั้นเราก็พิจารณาไปทีละคู่ โดยจะมองจากซ้ายไปขวา เช่น กลยุทธ์ (Strategy) ของเราไปสนับสนุน (จุดแข็ง) หรือขัดแย้ง (จุดอ่อน) กับ Skills, Shared Valued, Style, Staff, Systems และ Structure อย่างไร แล้วก็มาดูในแถวต่อมาอีกว่า โครงสร้าง (Structure) ของเราไปสนับสนุน (จุดแข็ง) หรือขัดแย้ง (จุดอ่อน) กับ Skills, Shared Valued, Style, Staff และ Systems อย่างไร ก็ทำไล่ไปเรื่อย ๆ จนมาถึงแถวสุดท้ายคือ Shared Values …

จากนั้น ถ้าเราจะเอากลยุทธ์เป็นตัวตั้ง เราก็เลือกเอาเฉพาะปัจจัยช่อง Strategy (ตามที่ลูกศรสีฟ้าทาบทับ) มาใส่ลงในตารางจุดแข็งจุดอ่อน

 ถ้าเราจะเอาทักษะตัวตั้ง เราก็เลือกเอาเฉพาะปัจจัย Skills ใส่ลงในตารางจุดแข็งจุดอ่อน

ถ้าเราจะเอาสไตล์เป็นตัวตั้ง เราก็เลือกเอาเฉพาะปัจจัย Style (ตามที่ลูกศรสีฟ้าทาบทับทั้งสองส่วน) ใส่ลงในตารางจุดแข็งจุดอ่อน

ถ้าจะเอามาทั้งหมดก็ไม่ว่ากันครับ ….

ต่อจากนี้ เราจะให้ลำดับความสำคัญ หรือ ให้คะแนน เพื่อดึงเอาเฉพาะจุดแข็ง จุดอ่อนที่สำคัญจริง ๆ ออกมา อันนี้ก็ว่ากันไปตามชอบนะครับ

โดยส่วนตัว (เน้นนะครับว่าโดยความเห็นส่วนตัว) ผมชอบเครื่องมือตัวนี้มาก เพราะมันมองในเชิงสนับสนุนซึ่งกันและกัน มันร่วมกันเดินไปทางเดียวกัน เดินไปสู่เป้าหมายเดียวกัน มันไม่ได้มองแยกเป็นอิสระแบบตัวใครตัวมันแบบต่างคนต่างเดิน ตอนที่ผมไปอบรมวิทยากรเข้าก็เน้นเรื่องความสัมพันธ์กันมากทีเดียว เพราะจะทำให้เราเห็นว่า ปัจจัยใดที่เราควรพัฒนาให้มันแข็งแรงมากขึ้น จะได้ทำให้องค์กรเคลื่อนที่ไปพร้อม ๆ กันได้เร็วขึ้น 

แต่ช่วงหลัง ๆ มานี่ ผมเห็นหลายแห่งหยิบเอาแค่แต่ละปัจจัยออกมาเขียนเป็นข้อ ๆ ดังตารางที่ผมแสดงไว้ข้างบน แล้วก็ช่วยกันระดมความคิดว่า ปัจจัยนั้น ๆ มีจุดแข็ง จุดอ่อน อย่างไรบ้าง มองแบบนี้แต่ละปัจจัยมันกลายเป็นอิสระจากกันไปเลยนะครับ

ลองคิดดูซิครับ บริษัทมีกลยุทธ์ดี มีโครงสร้างองค์กรชัดเจน มีระบบทำงานชั้นยอด แต่ทั้งโครงสร้างองค์กรและระบบการทำงานกลับไม่สนับสนุนกลยุทธ์เท่าที่ควรนอกจากนั้น คนทำงานก็ไม่พอกับงาน แถมยังขาดทักษะที่จำเป็นในการทำงาน ตัวผู้นำองค์กรไร้ความสามารถบริหารงาน แล้วบริษัทมันจะประสบความสำเร็จได้อย่างไร

ค่อยคุยกันต่อในเรื่อง Value Chain ในบล็อกต่อไปนะครับ

 

Value Chain ของ Porter
การแข่งขัน (Competition)

Related Posts

 

Comments

No comments made yet. Be the first to submit a comment
Already Registered? Login Here
Guest
Sunday, 17 February 2019