MSITBlog

1 minute reading time (297 words)

ผังการไหลของกระบวนการ (Flow Process Chart)

ผมขอเริ่มด้วยผังการไหลของกระบวนการก่อนก็แล้วกัน โดยขอสมมติเอาว่า เมื่อปัญหาเกิดขึ้นมาแล้วและเราต้องการรู้ว่ามันเกิดขึ้นที่ไหน เราก็ต้องเขียนกระบวนการทำงานออกมาเป็นรูปภาพที่แสดงให้เราเข้าใจได้ว่า กระบวนการทำงาน (ที่เกิดปัญหาขึ้น) นั้น ในภาพรวม (จากต้นถึงท้าย) เป็นอย่างไร

ดังนั้นจึงกล่าวได้ว่า ผังการไหลของกระบวนการจะนำมาใช้แสดงถึงกิจกรรมต่าง ๆ ในกระบวนการหนึ่ง ๆ เพื่อให้ทีมแก้ปัญหาทำความเข้าใจกระบวนการเจ้าปัญหาไปทางเดียวกัน

อย่าลืมนะครับว่า เวลาแก้ปัญหานั้น เราจะใช้ทีมแบบข้ามสายงาน ฉะนั้นสมาชิกบางคนอาจจะไม่เข้าใจกระบวนการเจ้าปัญหาทั้งหมดก็เป็นได้ เช่น สมาชิกที่มาจากฝ่ายผลิตย่อมเข้าใจกระบวนการผลิตเป็นอย่างดี แต่สมาชิกที่มาจากฝ่ายจัดซื้ออาจจะไม่เข้าใจกระบวนการผลิตเลยก็เป็นได้ เพราะไม่เคยทำงานในสายการผลิตมาก่อน แต่เขาก็มีส่วนร่วมในเชิงการจัดหาวัตถุดิบเข้ามาใช้งาน

ในสมัยก่อน การทำงานในโรงงาน มันย่อมมีกิจกรรมหลาย ๆ กิจกรรมต่อเนื่องเรียงกันไป เพื่อให้เข้าใจตรงกัน เขาก็เลยกำหนดสัญลักษณ์ที่ใช้แทนกิจกรรมเอาไว้ดังรูป

รูปวงกลม ใช้แทนกิจกรรม หรือ การดำเนินการ (operation) ใด ๆ ที่มีการแปรสภาพ

รูปสี่เหลี่ยม ใช้แทนกิจกรรมที่มีการวัด การตรวจสอบ (Inspection)

รูปสามเหลี่ยมคว่ำลง ใช้แทนกิจกรรมที่มีการวัดเก็บ (Storage) จัดวาง

รูปลูกศรใหญ่ ใช้แทนกิจกรรมการเคลื่อนย้าย การขนส่ง (Transportation)

รูปคล้ายครึ่งของวงกลม (หรือ สัญลักษณ์ของแอนด์เกต) ใช้แทนกิจกรรมที่เกิดความล่าช้า (Delay) หรือ รอคอย

เราก็เอารูปสัญลักษณ์มาเขียนเป็นตารางด้านล่าง ซ้ายสุดก็เป็นหมายเลขลำดับกิจกรรม ขยับมาก็เป็นช่องที่อธิบายรายละเอียดของกิจจกรรม (Description) ขยับมาก็เป็น Distance อันหมายถึงระยะทางที่เคลื่อนที่ไป ขยับมาอีกก็เป็นเวลา (Time) ที่ใช้ในการทำกิจกรรมนั้น ๆ

กลุ่มต่อมาก็เป็นรูปสัญลักษณ์ที่กล่าวมาแล้ว กิจกรรมใดที่สอดคล้องกับรูปสัญลักษณ์ที่กำหนดให้ก็ใส่เครื่องหมาย จุดใหญ่ ๆ ลงไป เช่น

1) ตรวจสอบสอบระดับน้ำมัน (Check oil level) ถือเป็นการตรวจสอบ เราก็ใส่ จุดลงไปที่สัญลักษณ์สี่เหลี่ยม

2) ไปยังที่ตั้งถังน้ำมัน (To oil barrel location) ถือเป็นการเคลื่อนที่ เราก็ใส่ จุดลงไปที่สัญลักษณ์ลูกศร และถ้ามีการวัดระยะทางด้วย เราก็ใส่ระยะทางที่วัดได้ลงในช่อง Distance และถ้ามีการจับเวลาที่ใช้ไป เราก็ใส่ลงในช่อง Time

3) …….

เมื่อทำทั้งหมดแล้ว เราก็เชื่อมต่อจุดต่าง ๆ ด้วยเส้น ดังรูป

ถ้าเราจะประยุกต์เพื่อใช้กับกระบวนการทั่ว ๆ ไป เช่น กระบวนการทำงานในสำนักงาน เป็นต้น เราก็จะใช้โฟล์วชาร์ตปกติที่เราคุ้นเคยกันนี่แหละครับ โดยเราจะใช้สัญลักษณ์ต่างกันออกไปหน่อย

 การเขียนก็นำรูปสัญลักษณ์มาวางเรียงตามลำดับของการเกิดก่อนหลัง ดังตัวอย่างในรูปด้านล่าง

เรามาคุยเรื่องรูปสัญลักษณ์กันสักหน่อยนะครับ

รูปสัญลักษณ์ (Symbol) แรก ก็คือ รูปไข่ (Oval shape) จะใช้แทนจุด เริ่มต้น (Start)” และ จบ (End)” ของโฟล์วชาร์ตการ เริ่มต้นก็หมายถึง จุดเริ่มต้นของกระบวนการที่เรายกขึ้นมาพิจารณา และ การ จบก็หมายถึง จุดสุดท้ายที่เรายกขึ้นมาพิจารณา ... พูดง่าย ๆ ก็คือ พอเราเริ่มเขียนโฟล์วชาร์ต เราก็เขียนรูปไข่ก่อน แล้วก็ใส่คำว่า "Start" หรือ "เริ่มต้น" ลงไปในรูปไข่ที่เขียนขึ้นมา พอจบโฟล์วแล้ว เราก็เขียนรูปไข่แล้วก็ใส่คำว่า "End" หรือ "จบ" ลงไป (ตามตัวอย่างโฟล์วด้านบน)

ถ้าเราไม่เขียน "Start" หรือ "End" เอาไว้ ก็อาจทำให้ผู้อ่านโฟล์วไม่แน่ใจว่า กระบวนการที่เขียนขึ้นมานี้ มันมีก่อนหน้านี้ หรือ ยาวต่อไปจากที่เห็นอยู่ตอนนี้ไหม เกิดความไม่แน่ใจแล้ว มันก็ต้องซักถามกันทำให้เสียเวลาเปล่า ๆ  

รูปลูกศร (Arrow shape) จะใช้เชื่อมรูปสัญลักษณ์เพื่อแสดงความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน (เอาต์พุตของรูปหนึ่งไหลไปเป็นอินพุตของอีกรูปหนึ่ง) และแสดงทิศทางการไหลหรือการเคลื่อนที่จากโคนลูกศรไปยังปลายลูกศร

รูปสี่เหลี่ยมคางหมู (Trapezoidal shape) จะใช้แทนการรับอินพุต (เพื่อเข้าไปดำเนินการกระบวนการ) หรือ ส่งเอาต์พุต (ออกจากกระบวนการหลังจากดำเนินเสร็จแล้ว) … จับรับอะไรเข้ามา หรือ ให้อะไรออกมา เราก็เขียนใส่ลงไปในรูปสี่เหลี่ยมคางหมูนี้

รูปสี่เหลี่ยม (Rectangular shape) จะใช้แทนขั้นตอนการดำเนินการ (processing step) หรือ กิจกรรม (activity) ที่ดำเนินการใด ๆ … เรียกว่า พอเราเขียนรูปสี่เหลี่ยมแล้ว เราก็เขียนคำอธิบายกิจกรรมสั้น ๆ เอาไว้ในรูปนี้

รูปสี่เหลี่ยมข้าวหลาม (Diamond shape) แทนขั้นตอนในการการตัดสินใจ (decision) และข้อกำหนดในการตัดสินใจเป็นอย่างไร เราก็เขียนกำกับเอาไว้ด้วย ตัวอย่างเช่น

ทีนี้เมื่อมีการตัดสินใจ มันก็ต้องมีทางแยกของการไหลตามข้อกำหนดในการตัดสินใจ เช่น ในรูปเขียนว่า ตัวแปร A เท่ากับ 5 ใช่หรือ ไม่ ถ้าตอบแบบ ใช่ (Yes)” หรือ ไม่ใช่ (No)” ก็จะเขียนได้ดังรูปซ้าย คือ ถ้า “Yes” ก็ไหลหรือวิ่งลงมาด้านล่าง ถ้า “No” ก็ไหลหรือวิ่งไปทางขวา

เราจะตอบโดยการพิจารณาค่าของตัวแปร A ก็ได้ดังรูปขวามือ คือ เมื่อ A = 5 ก็จะไหลมาด้านล่าง ถ้า A มากกว่า 5 ก็จะไหลไปทางขวา ถ้า A น้อยกว่า 5 ก็จะไหลไปทางซ้าย อย่างนี้เป็นต้น

สมมติว่า ผมเอาขวดเปล่าไปรองน้ำจากก็อกน้ำ เพื่อเติมน้ำให้ถึงคอขวด ผมก็เอาขวดไปรองอยู่ใต้ก็อกน้ำ แล้วก็เปิดก็อก ดูระดับน้ำในขวดสูงจนถึงคอขวด แล้วมก็ปิดก็อกน้ำ ผมสามารถเขียนโฟล์วชาร์ตง่าย ๆ ได้ดังนี้

เมื่อเราเข้าใจกระบวนการเจ้าปัญหาแล้ว ส่วนมากเราก็พอจะคาดเดาออกว่า ปัญหาน่าเกิดขึ้นที่ใด เราก็เดินไปดูที่ตรงนั้น (ตาหหลักการของ 5G) แต่ถ้ายังมึน ๆ งง ๆ อยู่ เรามีเครื่องมืออีกตัวหนึ่งที่สามารถนำเข้ามาช่วยทีมได้ เครื่องมือตัวนี้คือ ตารางเหตุและผล (Cause and Effect Matrix) ผมจะเล่าให้ฟังในครั้งหน้าครับ

 

ตารางแสดงเหตุและผล (Cause & Effect Matrix)
7 QC Tools

Related Posts

 

Comments

No comments made yet. Be the first to submit a comment
Already Registered? Login Here
Guest
Sunday, 21 July 2019