MSITBlog

1 minute reading time (289 words)

Executive Information System (EIS)

a

Executive Information System หรือ EIS ผมขอแปลว่า "ระบบสารสนเพื่อผู้บริหารระดับสูง" ก็แล้วกัน อันหมายถึง การนำข้อมูลที่ลึกลงไปในรายละเอียดมาเปลี่ยนให้เป็นสารสนเทศที่ผู้บริหารระดับสูงต้องใช้ แล้วจัดให้อยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น รายงาน Dash Board เพื่อจะได้เรียกดูหรือนำมาใช้งานได้อย่างสะดวก รวดเร็ว

ถ้าพูดให้ง่ายขึ้น EIS มันไม่ได้ดึงเอาข้อมูลดิบที่เก็บไว้มาดำเนินการโดยตรง แต่มันจะไปดึงเอาสารสนเทศที่ต้องการมาจากระบบอื่น ๆ ที่เปลี่ยนข้อมูลดิบข้างต้นมาชั้นหนึ่งก่อนแล้ว เช่น ไปดึงสารสนเทศมาจาก TPS, MIS หรือ DSS เป็นต้น แล้วมาประมวลผลอีกชั้นหนึ่ง เพื่อให้เห็นภาพรวมในวงกว้าง จะว่าไปก็เหมือน ๆ กับ EIS มันไปครอบอยู่ข้างบนระบบอื่น ๆ อีกทีหนึ่ง

โดยทั่วไปแล้ว ผู้บริหารระดับสูงเราจะหมายถึงคือบุคคล (หรือ กลุ่มบุคคล) ที่มีหน้าที่จัดการองค์กรทั้งองค์กร โดยมีหน้าที่ความรับผิดชอบออกไปทางกว้าง (คือ ไม่ใช่เจาะลึกเฉพาะเรื่องใดเรื่องหนึ่งเหมือนหัวหน้าแผนกที่เน้นเฉพาะเรื่องของแผนกนั้น ๆ) เช่น การวางแผนกลยุทธ์ การวางแผนเพื่อความอยู่รอดและความยั่งยืนขององค์กร เป็นต้น แต่ขณะเดียวกัน เขาก็มักจะเป็นผู้ตัดสินใจในเรื่องสำคัญ ๆ ร่วมกับผู้อื่นในขั้นตอนสุดท้าย เช่น เรื่องงบประมาณ เรื่องบุคคลากร เรื่องแผนงานธุรกิจต่าง ๆ เรื่องที่กล่าวมานี้ถือเป็นงานภายใน มันยังมีงานภายนอกอีก เช่น ต้องเป็นผู้ติดต่อ เจรจา ทำความตกลง ร่วมมือ กับองค์กรอื่น ๆ อีกด้วย ดังนั้น ผู้บริหารระดับสูงจึงมีภาระกิจความรับผิดชอบสูงที่สุดในองค์กรก็ว่าได้

ตามลักษณะงานที่กล่าวมาแล้วนั้น เราจะเห็นว่า ผู้บริหารระดับสูงย่อมต้องการใช้ข้อมูลภายในเชิงภาพรวม (เช่น เรื่องเกี่ยวกับการผลิต ลูกค้า พนักงาน) ไม่ใช่ข้อมูลเจาะลึกแบบละเอียดยิบย่อย และข้อมูลจากภายนอกก็อยู่ในเชิงภาพรวมเช่นกัน (เช่น ข้อมูลการตลาด/คู่แข่งจากสื่อแหล่งข่าวหรือที่ปรึกษา การลงทุน เทคโนโลยี ข้อมูลเหล่านี้จะมีรูปแบบหรือโครงสร้างที่ชัดเจน และมีความไม่แน่นอนสูง) เพื่อนำมาวิเคราะห์ ตีความ เปรียบเทียบกับอดีต หรือ ทำนายแนวโน้มในอนาคต (อาจจำเป็นต้องใช้ระบบผู้ชำนาญการ (Expert System, ES) เข้าช่วย) แล้วนำมาทำการตัดสินใจ (โดยใช้ DSS ที่กล่าวผ่านมาแล้วเพื่อใช้ช่วยในการตัดสินใจปัญหาที่ไม่เป็นโครงสร้าง) เพื่อวางแผนต่อไป 

 

เพื่อให้เขาใจมากขึ้น ขอให้ดูจากรูปข้างบน เราจะเห็นว่าตัวสารสนเทศภายในองค์กรนั้นจะถูกกลั่นกรองมาชั้นหนึ่งก่อนแล้วโดยระบบย่อยต่าง ๆ (เช่น Order Processing System, Inventory Tracking System ในกลุ่มของ TPS ที่คุยกันมาแล้ว ) แล้ว EIS มันจะดึงเอาสารสนเทศที่สำคัญ ๆ (ในเชิงสารสนเทศที่สรุปหรือประมวลมาแล้ว) เพื่อนำมาใช้สร้างเป็นรายงานต่าง ๆ ออกมา 

แต่ข้อมูลภายนอกนี่ซีครับ มันมาจากหลายเรื่อง หลายแหล่ง กระจายกันอยู่ และยังไม่ผ่านการกลั่นกรอง ... ตรงนี้เราอาจจะต้องพึ่งอะไรที่มัน Intelligent หน่อย เช่น มีทีมงานรวบรวม คัดกรอง แยกแยะประเด็น แล้วสรุปเป็นรายงานมาให้ หรือ เราสามารถซื้อข้อมูลจากบริษัทที่รับจ้างทำเรื่องแบบนี้ก็ได้ สารสนเทศที่ได้หลังจากคัดกรองแล้ว เรามักจะเรียกกันว่า Intelligent Information

สารสนเทศพวกนี้ก็เช่น ข้อมูลจากฐานข้อมูลขององค์กรที่น่าเชื่อถือ (เช่น หนังสือพิมพ์ สมาคม กลุ่มอุตสาหกรรม) รายการตลาด รายงานการลงทุน อะไรแบบนี้แหละ ขอให้เป็นรายงานจากแหล่งที่เชื่อถือได้ก็แล้วกัน เราก็นำมาเก็บไว้เป็น Industry Outlook บ้าง Marketing Outlook บ้าง Investment Outlook บ้าง เพื่อนำมาใช้งานต่อไป

พวกเราคงพอนึกถึงเรื่อง SWOT ออกนะครับ เวลาจะวางแผนกลยุทธ์ก็มักจะทำ SWOT กันก่อน ทีนี้ในส่วนของตัวจุดแข็ง (S) จุดอ่อน (W) นั้นไม่ค่อยมีปัญหาหรอกครับ มันมีอยู่ในมืออยู่แล้ว ขอเพียงอย่าลำเอียงเข้าข้างตัวเองเท่านั้น ตัวที่มักจะเป็นปัญหาคือข้อมูลในช่องโอกาส (O) และอปุสรรค (T) ซึ่งต้องทำการสแกนสภาพแวดล้อมภายนอกองค์กรนี่แหละ ที่สร้างความปวดเศียรเวียนเฮดให้เราเป็นอย่างยิ่ง … ถ้าเรามีเก็บเอาไว้แล้ว เวลาทำ SWOT เราก็ให้ EIS ดึงออกมาใช้ได้เลย มันก็จะเร็วขึ้นมาก

ถ้าสรุปแบบรวม ๆ แล้ว ลักษณะของ EIS ก็คือ ช่วยให้มองเห็นความสามารถในด้านต่าง ๆ ขององค์กร (เพราะมันเหมือนครอบตัวอื่น ๆ อยู่ มันก็ดึงสารสนเทศที่สำคัญ ๆ จากระบบเหล่านั้นมาเป็นข้อมูล) ช่วยให้มองเห็นปัจจัยที่วิกฤติต่อความสำเร็จต่าง ๆ ช่วยวิเคราะห์สารสนเทศ (ให้ออกมาอยู่ในรูปของกราฟ หรือ Dash board) ตามความต้องการ ใช้สารสนเทศเหล่านั้นเพื่อนำไปสู่การตัดสินใจ ช่วยให้ติดตามสถานการณ์ต่าง ๆ ในภาพรวมได้ง่ายขึ้น

ประโยชน์ของ EIS ก็เช่น ใช้งานง่าย รวบรวมและทำรายงานได้ง่าย ช่วยให้มองเห็นสารสนเทศขององค์กรในภาพรวม ช่วยให้มองเห็นปัจจัยแห่งความสำเร็จ (Critical Success Factor) ได้ง่าย ช่วยให้วิเคราะห์แนวโน้มที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้ง่าย เพิ่มขีดความสามารถในการคิด/วิเคราะห์/ตัดสินใจ เกิดความคล่องตัวในการควบคุมกลยุทธ์ ช่วยให้สามารถแข่งขันได้ในตลาด เป็นต้น     

เวลาประชุมผู้บริหารระดับสูง โดยส่วนตัวแล้ว ผมชอบ EIS ในแง่ของการนำสารสนเทศจากส่วนต่าง ๆ (หรือ ระบบต่าง ๆ เช่น Order Processing System, Inventory Tracking System, MES, TPS) มาวางให้เราเห็นภาพรวมทั้งหมดว่า เรื่องนั้นเป็นอย่างไร เรื่องนี้เป็นอย่างไร มันช่วยให้เรามองเห็นว่า เรื่องไหน (ตัววัดตัวไหน) ที่เราทำได้ดี ทำได้ไม่ดี มันก็จะทำให้เรามองเห็นได้ว่า แนวโน้มจะเป็นอย่างไร ถ้าจะปรับแก้ มันจะต้องไปจัดการกับเรื่องใด ถ้าไม่มีสารสนเทศในภาพรวมแล้ว บางทีเราก็เกิดความลำเอียงทำให้ตัดสินใจพลาดได้ 

ผมขอสรุปอีกครั้งว่าในกรอบเส้นสีแดงเราคุยกันแล้วนะครับ … เราจะคุยกันในส่วนที่เหลืออีกหน่อย แล้วก็จะกลับเส้นทางเดิมที่เราคุยกันค้างกันเอาไว้ … ตอนนี้ เหมือนกระโดดออกมาเพื่อขยายความระบบ IS ที่บรรดาเทพ/เซียนเขาวางระบบเอาไว้ให้ผมเมื่อสัก 15 ปีมาแล้ว

Knowledge Management (KM) (1)
DSS (2)

Related Posts

 

Comments

No comments made yet. Be the first to submit a comment
Already Registered? Login Here
Guest
Sunday, 23 September 2018