MSITBlog

1 minute reading time (282 words)

การใช้ Excel สร้างผังพาเรโต

มีผู้อ่านส่งเมล์มาขอให้ช่วยอธิบายว่าจะใช้ Excel สร้างผังพาเรโตอย่างไร ย่อมได้อยู่แล้ว ตามนี้ครับ

เริ่มด้วยเปิดโปรแกรม Excel ขึ้นมา แล้วป้อนข้อมูลดังรูปด้านล่างเข้าไปครับ ขอให้คอลัมน์ แถว เซลล์ ตรงกับที่แสดงไว้นะครับ (เช่น คำว่า "รหัส" พิมพ์เอาไว้ที่เซลล์ B2 เป็นต้น) เพราะเวลาผมอ้างอิงว่า เซลล์นั้น เซลล์นี้ จะได้ไม่งงกัน

ขอทำความเข้าใจก่อนว่า ตอนที่เราคุยกันในบล็อกที่แล้วนั้น ข้อมูลรหัส G ถึง T ตามรูปที่แสดงไว้ด้านล่างจะเป็นเรื่องร้องเรียนเบ็ดเตล็ด (ผมขี้เกียจพิมพ์ ก็เลยใส่เป็น “…..” เอาไว้) เพื่อประหยัดเวลาในการคำนวณด้วยมือ ผมก็เลยจับมานับรวมกันได้ 14 เรื่อง แล้วตั้งชื่อใหม่เป็นเรื่องร้องเรียน อื่น ๆจากนั้นก็นำมาใส่ไว้ที่รหัส G แทนของเดิม แล้วก็ลบส่วนที่เหลือทิ้งไป  

แต่คราวนี้เราจะใช้ Excel เข้าช่วยคำนวณ ข้อมูลขนาดนี้จิ๊บจ๊อย ดังนั้นเราจะปล่อยเอาไว้แบบเดิมก็แล้วกัน

เอาละครับ สมมติก่อนว่า เราจะสร้างผังพาเรโตโดยใช้ข้อมูลในคอลัมน์ รหัสกับ จำนวน มาสร้างกราฟแท่ง และจากตารางที่แสดงไว้นั้น สองคอลัมน์นี้มันไม่อยู่ติดกัน โดยมีคอลัมน์ เรื่องร้องเรียน คั่นอยู่ เรามาเริ่มด้วยการกำหนดข้อมูลให้ Excel รู้ก่อนว่า ข้อมูลที่เราต้องการให้นำไปสร้างผังมันอยู่ที่ใด

1) ให้เลื่อนเคอร์เซอร์ของ Excel (ที่เป็นเครื่องหมาย “+”) ไปชี้ที่เซลล์ B3 แล้วให้กดปุ่มซ้ายบนเมาส์ค้างไว้แล้วก็ลากเมาส์ลงไปจนถึงเซลล์ B22 แล้วค่อยปล่อยปุ่มกด มันจะเกิดแถบสีเข้มยาวลงไปดังรูป (ซึ่งแสดงว่า เราเลือกใช้ข้อมูลตั้งแต่เซลล์ B3 ไปจนถึง B22)

2) เลื่อนเคอร์เซอร์ของ Excel มาชี้ที่เซลล์ D3 (ต่อไปเราจะกดแป้นพิมพ์ด้วย และกดปุ่มซ้ายบนเมาส์ด้วย) มือซ้ายของเรากดแป้น “Control” (หรือ Ctrl) ค้างเอาไว้ และมือขวากดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างเอาไว้แล้วลากจากเซลล์ D3 มาจนถึงเซลล์ D22 ค่อยปล่อยปุ้มซ้ายของเมาส์ แล้วจึงปล่อยแป้น “Control” …

ถ้าทำข้อ 1) และ 2) ถูกต้อง เราจะเห็นแถบสีเข้มลากยาวจาก B3 ไปถึง B22 และ D3 ไปถึง D22 ดังรูป

นั่นหมายความว่า ตอนนี้เราบอก Excel แล้วว่า เราจะเอาข้อมูลในคอลัมน์ รหัส ตั้งแต่ A มาจนถึง T มาใส่ลงในแนวแกนนอน และเอาข้อมูลจากคอลัมน์ จำนวนจาก 10 มาจนถึง 1 (ตัวที่อยู่ตรงข้ามกับตัว T) มาคำนวณในการมาสร้างกราฟ

ถ้าเราจะเอาข้อมูลในคอลัมน์ “เรื่องร้องเรียน” โดยเริ่มจาก บรรยากาศไม่ดีมาถึงล่างสุด “….” มาใส่ลงในแนวแกนนอนและเอาข้อมูลจากคอลัมน์ “จำนวน” จาก 10 – 1 มาคำนวณในการมาสร้างกราฟเราก็คลิกที่ บรรยากาศไม่ดีแล้วก็ลากยาวมาจนถึง “1” ด้านล่างสุด มันก็จะได้ดังรูปด้านล่าง ซึ่งก็จะง่ายลงอีก ไม่ต้องไปกดแป้น Control ให้เสียเวลา

อย่าลืมนะครับ เราจะทำแบบแรก คือใช้ข้อมูลในคอลัมน์ รหัสกับ จำนวนมาสร้างกราฟแท่งนะครับ

3) ดูที่เมนูด้านบนสุดของ Excel ครับ ให้เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่ “Insert” (วงกลมสีแดง) แล้วคลิกที่รูปกราฟแท่ง (วงกลมสีแดง) … Excel จะให้เมนูย่อยออกมา เราก็เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่รูปผังฮิสโตแกรม (ตามวงกลมสีแดง)

Excel จะสร้างผังพาเรโตออกมาดังรูปด้านล่าง ซึ่งเราจะเห็นว่าจุดเริ่มต้นของกราฟเส้นสีแดงมันจมอยู่ในกราฟแท่ง “E” ทั้งนี้เพราะ Excel กำหนดขีดสูงสุดของสเกลของกราฟแท่งเอาไว้ที่ 120

ถ้าจะใช้แบบนี้มันก็ได้นะครับ ลองลากเส้น 80% ที่แกนด้านขวา มาตัดกราฟเส้นสีแดงแล้วลากลงมาที่กราฟแท่ง มันจะตกลงที่กราฟแท่ง D เหมือนกัน วุ๊ย คลิกไม่กี่ครั้งก็เสร็จแล้ว

แต่ผมไม่ค่อยชอบแบบนี้ เพราะตามหลักการเขาบอกว่า เราต้องกำหนดค่า 100% ให้เท่ากับ 200 … เรามาปรับแก้กัน

4) เลื่อนเมาส์ไปชี้ที่แกนด้านขวาของกราฟ (0 – 120) แล้วคลิกปุ่มซ้ายของเมาส์หนึ่งครั้ง (เพื่อบอก Excel ว่าเราจะทำการเปลี่ยนสเกลหลังจากคลิกแล้ว เราจะเห็นกรอบสี่เหลี่ยมล้อมรอบแกนด้านซ้ายปรากฏขึ้นมา (ตรงรูปลูกศรสีแดง)

5) จากนั้นคลิกที่ปุ่มขวาของเมาส์หนึ่งครั้ง จะปรากฏเมนูขึ้นมาดังรูปด้านล่าง ให้ทำการเลื่อนเมาส์มาที่ “Format Axis” แล้วคลิกซ้ายเพื่อเลือก

6) Excel จะให้แถบเมนู Format Axis ออกมาที่ขอบจอด้านขวามือ (ผมล้อมกรอบสีแดงเอาไว้) ในส่วนของ "Axis Options" จะบอกเราว่า ตอนนี้ค่า "Minimum อยู่ที่ 0 ส่วนค่า “Maximum” ของสเกลอยู่ 120 ... เราจะเป็นค่านี้ให้เป็น 200 

7) เลื่อนเมาส์มาชี้ที่ช่อง 120 แล้วคลิกซ้ายเพื่อทำการป้อนข้อมูล ทำการลบ 120 ทิ้งไป แล้วพิมพ์ 200 ลงไป จากนั้นกดแป้น “Enter” … แกนขวาของกราฟก็จะเปลี่ยนค่าสูงสุดมาเป็น 200 และเราจะเห็นกราฟเส้นยกตัวขึ้นไปอยู่เหนือกราฟแท่ง “E”

8) เลื่อนเมาส์ไปที่เซลล์ว่าง ๆ สักเซลหนึ่ง แล้วคลิกซ้าย ก็เสร็จแล้วครับ ถ้าเราลองลากที่ 80% ดูก็จะได้ดังรูป

ไม่ยากใช่ไหมครับ แล้วคุยกันต่อนะครับ

 

ผังฮิสโตแกรม (Histogram Chart) (1)
ผังพาเรโต (Pareto Chart) (2)

Related Posts

 

Comments

No comments made yet. Be the first to submit a comment
Already Registered? Login Here
Guest
Friday, 15 November 2019