MSITBlog

2 minutes reading time (300 words)

DSS (2)

a

กระทู้ที่แล้ว เราคุยกันไปเกี่ยวกับเรื่องของปัญหาที่ต้องตัดสินใจซึ่งมี 3 แบบด้วยกัน คือ แบบมีโครงสร้างชัดเจน แบบกึ่งโครงสร้าง และแบบไม่เป็นโครงสร้าง ผมขอขยายความสักหน่อย  

ผู้บริหารระดับต้น ซึ่งต้องดูแลการปฏิบัติการที่ต้องทำเป็นอยู่ประจำ ดังนั้นการตัดสินใจของเขาก็จะเป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับการปฏิบัติการ (Operational Decision Making) เพื่อให้มั่นใจว่างานประจำ (เช่น การผลิตสินค้า) หรืองานที่เกี่ยวข้องกับงานประจำเฉพาะเรื่อง (เช่น การสั่งซื้อและการควบคุมวัตถุดิบเพื่อใช้ในการผลิต) จะบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ เราจะเห็นว่าการตัดสินใจในระดับนี้เป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาในลักษณะที่โครงสร้างชัดเจน (เช่น จะผลิตสินค้าเมื่อใด จะสั่งซื้อวัตถุดิบเมื่อใด) สามารถกำหนดหลักเกณฑ์และวิธีการต่าง ๆ เอาไว้ล่วงหน้าได้ (เช่น กำหนดหลักเกณฑ์อยู่ในโปรแกรม MRP) แล้วก็ทำการตัดสินใจทันที (พอรัน MRP ออกมา ก็สามารถดำเนินการได้ทันที) … ดังนั้นในกระทู้ที่แล้ว ผมจึงบอกว่าในแง่ของการทำงานของผู้บริหารระดับต้นแล้ว มักจะไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรม DSS สักเท่าใดนัก เพราะโปรแกรมต่าง ๆ ที่ให้ใช้ก็สามารถสนับการทำงานของเข้าได้พอเพียงแล้ว 

สำหรับผู้บริหารระดับกลางนั้น โดยทั่วไปงานของพวกเขามักจะเป็นไปในเรื่องของการทำการตัดสินใจเชิงยุทธวิธี (Tactical Decision Making) เพื่อทำให้การดำเนินงานบรรลุตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ตามที่ผู้บริหารระดับสูงกำหนดไว้ (เมื่อผู้บริหารระดับสูงวางแผนกลยุทธ์แล้ว ผู้บริหารระดับกลางก็นำมาแปลให้เป็นแผนยุทธวิธี จากนั้นก็ส่งให้ผู้บริหารระดับต้นนำไปปฏิบัติให้สำเร็จลุล่วงไป) ดังนั้นการตัดสินในระดับนี้จึงเกี่ยวข้องกับปัญหาในลักษณะแบบกึ่งโครงสร้าง เช่น การจัดสรรทรัพยากร การวางแผนตารางการผลิต การกำหนดแผนการตลาด ทั้งนี้ก็เพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ให้ได้ เราจะเห็นว่า บางส่วน (เช่น การกำหนดตารางการผลิต) มันเป็นปัญหาแบบมีโครงสร้างชัดเจนก็จริง แต่มันจะปรับเปลี่ยนไปตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่กำหนดขึ้นมาซึ่งจะปรับเปลี่ยนไปเรื่อย ๆ ตรงนี้มันเหมือนกับไม่กรอบที่ชัดเจนนัก … เมื่อมองสองส่วนนี้รวมกัน กรอบของปัญหามันจึงเป็นการผสมกันอยู่ครึ่ง ๆ เราจึงเรียกว่า ปัญหาแบบกึ่งโครงสร้าง ผู้บริหารระดับกลางย่อมต้องการ DSS เข้ามาช่วยครับ

ส่วนผู้บริหารระดับสูง ก็ต้องมองไปในอนาคต ต้องทำการกำหนดวิสัยทัศน์ กำหนดเป้าหมาย นโยบาย ขององค์การ เพื่อการวางแผนระยะยาวขึ้นมา พวกเขาย่อมต้องการสารสนเทศเชิงภาพรวมทั้งภายในและภายนอกองค์กร แต่เราก็ต้องไม่ลืมว่าสภาพแวดล้อมต่าง ๆ มันไม่นิ่งหรอกครับ มันมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งสภาพแวดล้อมภายนอก (เช่น การเคลื่อนไหวของคู่แข่ง สภาพการตลาดที่เปลี่ยนแปลงไป) ซึ่งเปลี่ยนแปลงเร็วมาก ก็ย่อมทำให้การตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูงมีการเปลี่ยนแปลงไปตามสภาพของเหตุการณ์ เกิดความไม่แน่นอน และไม่สามารถกำหนดขั้นตอนการตัดสินใจที่ชัดเจนไว้ล่วงหน้าได้ ดังนั้นการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูงจึงเป็นการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ (Strategic Decision Making) เป็นหลัก และปัญหาที่เกิดขึ้นจะเป็นแบบที่ไม่มีโครงสร้างที่ชัดเจน ผู้บริหารระดับสูงย่อมต้องการ DSS เข้ามาช่วยเช่นกัน (โดยผนวกรวมเข้ากับตัวอื่นหรือมีฟังก์ชันที่พิเศษเพิ่มเติมขึ้นมา เพื่อให้มีศักยภาพสูงขึ้น)

ถ้าเรามองกระบวนการตัดสินใจแบบทั่ว ๆ ไป เหมือนกับเราทำเองด้วยมือ มันจะประกอบไปด้วย 4 ขั้นตอนด้วยกัน กล่าวคือ

1) ขั้นตอนการใช้ความคิด หาเหตุผล (Intelligence Phase) ถือเป็นขั้นตอนที่รับรู้และตระหนักถึงปัญหาที่เกิดขึ้น ดังนั้นเราก็ต้องคิดพิจารณาว่ามีอะไรเข้ามาเกี่ยวข้องบ้าง แล้วทำการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับปัญหา นำข้อมูลมาวิเคราะห์และตรวจสอบเพื่อทำการแยกแยะประเด็นต่าง ๆ แล้วกำหนดรายละเอียดของปัญหาขึ้นมา รวมถึงกำหนดวัตถุประสงค์ของการแก้ปัญหาขึ้นมาด้วย

2) ขั้นตอนการออกแบบ (Design Phase) เป็นขั้นตอนในการกำหนดแนวทางในการแก้ปัญหาขึ้นมาก่อนว่ามันควรเป็นแบบไหน ตัวแบบที่นำมาใช้ควรจะมีลักษณะอย่างไร พร้อมกำหนดเกณฑ์ที่ใช้ในการเลือกตัวแบบเอาไว้ด้วย จากนั้นก็ค้นหาตัวแบบต่าง ๆ ที่คาดว่าน่าจะนำมาใช้งานได้ แล้วก็ทำการตรวจสอบและประเมินผลของตัวแบบต่าง ๆ เหล่านั้นว่า มันน่าเข้ากันได้กับปัญหาของเราไหม มันน่าจะแก้ปัญหาของเราได้ไหม ผลที่ได้น่าจะเป็นอย่างไร เมื่อผ่านขั้นตอนนี้ เราก็สามารถยืนยันได้แล้วว่า ตัวแบบใดที่เหมาะสมต่อการแก้ปัญหาของเรา

3) ขั้นตอนการคัดเลือก (Choice Phase) ขั้นตอนนี้เราก็จะใส่ข้อมูลต่าง ๆ เข้าไปในตัวแบบที่หมายตาเอาไว้ในขั้นตอนที่ 2 ตัวแบบก็จะให้แนวทางในการแก้ปัญหาออกมา คราวนี้เราจะตัดสินใจเลือกแนวทางเลือกที่เหมาะสมกับปัญหาและสถานการณ์มากที่สุด โดยอาจต้องใช้เครื่องมือต่าง ๆ เข้ามาช่วยทำการวิเคราะห์ คำนวณค่าใช้จ่ายและผลตอบแทนของแต่ละแนวทางเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่า เราได้เลือกแนวทางที่ดีที่สุด จากนั้นก็ทำการวางแผนเพื่อนำไปใช้งาน ออกแบบระบบการคบคุมการดำเนินงาน

4) ขั้นตอนการการนำไปใช้งาน (Implementation Phase) เป็นขั้นตอนในการนำแผนไปปฏิบัติและติดตามผลของการปฏิบัติเพื่อดูว่าจะต้องแก้ไขหรือปรับปรุงให้สอดคล้องและเหมาะสมกับสถานการณ์อย่างไร และท้ายที่สุดก็ดูว่าปัญหาได้รับการแก้ไขหรือไม่

ถ้ากระบวนการเป็นไปตามที่กล่าวมาแล้ว ระบบคร่าว ๆ ของ DSS ดังรูปก็จะช่วยให้เราทำงานได้ในลักษณะเดียวกัน

เมื่อเรา (Manager ในด้านล่างของรูป) รับรู้ว่ามีปัญหา (Problem) เกิดขึ้นแล้ว เราย่อมต้องการหาคำตอบเพื่อใช้เป็นแนวทางในการแก้ปัญหา เราก็จะเข้าสู่ระบบ DSS ผ่านส่วนเชื่อมต่อกับผู้ใช้ (User Interface) ทำให้เราสามารถดึงข้อมูลมาจากแหล่งต่าง ๆ ได้โดยผ่านทางส่วนจัดการข้อมูล (Data Management) (ซึ่งอาจใช้ในขั้นตอนที่ 1) เพื่อนำมาวิเคราะห์และกำหนดรายละเอียดของปัญหาขึ้นมา เราสามารถเลือกตัวแบบต่าง ๆ เพื่อใช้ในการแก้ปัญหาผ่านส่วนจัดการตัวแบบ (Model Management) (ตามขั้นตอนที่ 2) ซึ่งส่วนนี้จะรวบรวมตัวแบบต่าง ๆ เอาไว้ (เช่น ฟังก์ชันต่าง ๆ ที่มีอยู่ใน Excel โปรแกรมเชิงเส้น (Linear Programming), ตัวแบบที่สร้างขึ้นเฉพาะ (Custom Models) หรือ ตัวแบบที่ได้จากแหล่งอื่น ๆ เช่น อินเตอร์เน็ต) …

ลองนึกถึง Excel ที่เราใช้งานกันครับ เราต้องใส่ข้อมูลเข้าไปในเซลล์ต่าง ๆ ให้ถูกต้องเหมาะสมทั้งรูปแบบและตำแหน่ง (ตรงนี้ก็เหมือนกับมีส่วนจัดการข้อมูลช่วยงานเราอยู่เบื้องหลัง) แล้วเลือกฟังก์ชันต่าง ๆ ที่รวบรวมเอาไว้ในตัวมัน (ตรงนี้ก็เหมือนมีส่วนจัดการตัวแบบช่วยงานเราอยู่ ขอให้คิดง่าย ๆ ว่า ตัวแบบหนึ่งตัวแบบก็คือ ฟังก์ชันหนึ่งฟังก์ชันก็แล้วกัน) จากนั้นฟังก์ชันที่เราเลือกก็จะนำเอาข้อมูลในเซลล์ต่าง ๆ ที่เรากำหนดใหม้มาประมวลผล แล้วเก็บผลลัพธ์ที่ได้เข้าสู่เซลล์ที่ระบุอีกด้วย

ใน DSS ก็เช่นกัน ส่วนจัดการตัวแบบจะเชื่อมต่ออยู่กับส่วนจัดการข้อมูลเพื่อดึงข้อมูลมาใช้งาน (ตามขั้นตอนที่ 3) หรือส่งข้อมูลที่มีการดำเนินการแล้วกลับคืน ผลลัพธ์ที่ได้จากตัวแบบ (ทางแก้ปัญหา หรือ Solution) ก็จะส่งกลับมาให้ผู้ใช้

ถ้าคำตอบนี้มันแก้ปัญหาได้ดี ก็ถือเป็นแนวทางปฏิบัติอันเป็นเลิศ (Best Practices) ของเรา เราก็สามารถเก็บเอาไว้เป็นฐานความรู้ขององค์กร (Corporate Knowledge Base) เพื่อนำไปใช้งานในอนาคตได้ ซึ่งเราจะเห็นว่า มันจะมีส่วนการจัดการความรู้ (Knowledge Management) อยู่ภายใน โดยมันจะดึงเอาส่วนนี้ไปใช้งานตามความต้องการ (ถ้าพอให้นึกภาพออก มันก็เหมือนเราเก็บขั้นตอนต่าง ๆ เอาไว้รูปของคำสั่ง macro ใน Excel นั่นเอง พอเรารัน macro มันก็จะดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องและฟังก์ชันต่าง ๆ มาใช้งาน จนได้คำตอบออกมา) …

โดยส่วนตัวแล้วผมชอบส่วนนี้มาก เพราะเราสามารถสร้าง/ปรับ/แก้ไขตัวแบบให้เหมาะสมกับองค์กรของเรา และสามารถเก็บเอาไว้ใช้งานในภายหลังได้ เราสามารถดึง กฎเกณฑ์ (Rule-based) ต่าง ๆ ที่เราเก็บไว้ในฐานความรู้มาใช้งานได้  ดังนั้นแม้ว่าปัญหานั้นจะเกิดข้นมานานแล้วก็ตาม พอมันเกิดขึ้นอีกครั้ง เราก็สามารถนำทางแก้ปัญหาที่เราเคยทำไว้กลับมาใช้งานได้อีก แม้ว่าจะต้องปรับแก้ไขบ้างแต่ก็ยังดีกว่ามาเริ่มใหม่จากศูนย์

Executive Information System (EIS)
Decision Support System (DSS) (1)

Related Posts

 

Comments

No comments made yet. Be the first to submit a comment
Already Registered? Login Here
Guest
Saturday, 15 December 2018