MSITBlog

3 minutes reading time (528 words)

Content Management System (CMS)

a

Content หรือ เนื้อหา ผมจะหมายความเอาง่าย ๆ ว่า มันคือสิ่ง (เนื้อหาสาระ) ที่เราต้องการสื่อออกไปให้ผู้อื่นได้รับทราบ ดังนั้น ก่อนที่ผมจะส่งมันออกไป ผมก็ต้องสร้างเนื้อหาออกมาก่อนใช่ไหมครับ ยิ่งในยุคการตลาดมาแรงด้วยแล้ว เนื้อหาจึงเป็นสิ่งสำคัญมากจนมีผู้กล่าวว่า “Content is King” ทีเดียว

เมื่อเราสร้างเนื้อหาขึ้นมาใช้งาน ในที่สุดมันก็ต้องตายไป (หมายถึงเลิกใช้) ในช่วงนี้แหละที่เราต้องเข้าไปจัดการมัน ดังนั้นวงรอบชีวิตของเนื้อหา (Content Life Cycle) ในระบบการจัดการเนื้อหา (Content Management System) ก็จะประกอบด้วย (แบบคร่าว ๆ นะครับ)

1) การจัดโครงสร้าง (Organization) เป็นการกำหนดโครงสร้าง หมวดหมู่ และรูปแบบ ให้กับเนื้อหาที่จะสร้างขึ้นมาในระบบ

2) ขั้นตอนการดำเนินงาน (Workflow) เป็นการกำหนดกระบวนการต่าง ๆ ให้ชัดเจนสำหรับผู้ที่ต้องเกี่ยวข้อง เพื่อให้เข้าใจการไหลไปของเนื้อหาตั้งแต่เกิดขึ้น จนเผยแพร่ออกสู่สาธารณชน และสิ่งที่ผู้เกี่ยวข้องต้องกระทำ (เช่น การตรวจสอบ การอนุมัติ) เมื่อเนื้อหาไหลมาที่พวกเขา

3) การสร้างสรรค์ (Creation) เป็นการสร้างสรรค์เนื้อหา อาจจะเป็นการนำเข้าข้อมูล การเขียนขึ้นม การถ่ายภาพ การบันทึกเสียง หรือ รวบรวมสิ่งข้างต้นเข้าด้วยกัน หรือ ทำการเปลี่ยนแปลง แก้ไข เนื้อหาที่อยู่ภายในระบบให้ตรงตามความต้องการ ตรงนี้เราจะเห็นว่า อะไรที่มันมีเนื้อหาสาระสำหรับเราและผู้อื่น เราจะเรียกเป็น “Content” ทั้งสิ้น

4) การจัดเก็บ (Repository) หมายถึง การจัดเก็บข้อมูลให้เป็นไฟล์ หรือ การเก็บลงฐานข้อมูล เพื่อข้อมูล (เนื้อหา) ที่สร้างขึ้นอยู่ในระบบ

5) การกำหนดเวอร์ชัน (Versioning) ถือเป็นการควบคุมการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาที่เกิดขึ้น โดยกำหนดให้มีหมายเลขกำกับเอาไว้เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง และมีการเก็บข้อมูลก่อนทำการเปลี่ยนแปลงเอาไว้ เผื่อต้องการเรียกข้อมูลเดิมกลับมาใช้งาน

6) การเผยแพร่ (Publishing) ถือเป็นการนำเนื้อหาเผยแพร่ออกสู่สาธารณะ ไม่ว่าจะจัดส่งไปยังตัวบุคคล กลุ่มบุคคล หรือเผยแพร่ในที่สาธารณะก็ตาม

7) การจัดเก็บเนื้อหา (Archives) หมายถึง การจัดเก็บเนื้อหา ไม่ใช้งานแล้ว หรือ หมดอายุแล้ว เพื่อเก็บไว้เป็นฐานความรู้ หรือ เพื่อใช้เป็นวัตถุดิบเพื่อสร้างเนื้อหาใหม่

ต่อมาก็มีผู้พัฒนาโปรแกรมขึ้นมาช่วยจัดการกับ Content ตามวงจรที่กล่าวมาแล้ว และทำให้ง่ายจนผู้ใช้แทบจะไม่ต้องมีความรู้เกี่ยวกับเรื่องโปรแกรมเลย นอกจากนั้นผู้พัฒนาได้เพิ่มส่วนต่าง ๆ เข้าไป เช่น การจัดการกับเนื้อหาต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการบทความ ข่าวสาร รูปภาพ การสืบค้นข้อมูล การดาวน์โหลด การจัดการกับสมาชิก การวิเคราะห์และตรวจสอบสถิติความนิยมในเว็บไซต์ เป็นต้น

ปัจจุบันนี้ มีผู้พัฒนาโปรแกรม CMS ที่อาศัยเทคโนโลยีเว็บ (Web Technology) ออกมาให้ใช้ฟรี โดยแยกส่วนของเนื้อหา (ให้ผู้ใช้เป็นผู้สร้าง) การออกแบบเว็บเพจ (โปรแกรมมีเทมเพลตให้เลือกใช้มากมาย เพื่อให้เหมาะสมกับตัวเนื้อหาที่สร้างขึ้น) และการจัดการ (ส่วนหนึ่งอยู่ในโปรแกรม ขณะเดียวกันผู้ใช้ก็สามารถเพิ่มเติมบางส่วนเข้าไปได้หลังจากติดตั้งแล้ว) ออกจากกัน เพื่อให้ผู้ใช้ติดตั้งและใช้งานได้ง่าย จึงเป็นที่นิยมกันมากขึ้น     

เราจะเห็นการนำ CMS มาประยุกต์ใช้งานในด้านต่าง ๆ มากมาย เช่น E – Commerce, E – Learning, Blog, Forum, Groupware, Image Galleries, Portals (CMS), Wiki เป็นต้น แน่นอนว่า แต่ละรายก็พัฒนา CMS ของเขาขึ้นมาให้เหมาะสมกับงานที่ผู้ใช้นำมาประยุกต์ใช้ข้างต้น

ดังนั้น เมื่อมองกลับกัน เราในฐานะผู้ใช้งานก็ต้องทราบก่อนว่า เนื้อหาของเราที่ต้องจัดการคืออะไร เพื่อจะได้เลือกโปรแกรม  CMS มาใช้งานได้อย่างถูกต้อง

ตัวอย่างเช่น ถ้าเราต้องการจัดการเนื้อหาบนเว็บไซต์อันเป็นไปเพื่อเผยแพร่ข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ เราก็ต้องหา CMS ที่เป็นระบบจัดการเนื้อหาบนเว็บมาใช้งาน แต่ถ้าเราต้องการระบบเข้ามาช่วยจัดการธุรกรรมสำหรับ E – Commerce เช่น การแสดงสินค้า ระบบหน้าร้าน เช่น ตะกร้าช็อปปิ้ง การชำระเงิน เป็นต้น เราก็ต้องหา CMS ที่เป็นระบบการจัดการเนื้อหาทางด้านธุรกรรมมาใช้งาน ถ้าเราต้องการจัดการวงจรชีวิตของเนื้อหาบนเว็บเพื่อการเรียนรู้โดยอาศัยอิเล็กทรอนิกส์เป็นสื่อ (ก็ E – Learning นี่แหละครับ) เช่น รูปแบบการเรียนการสอน การทดสอบ การแสดงคะแนนสอบ เป็นต้น เราก็ต้องหา CMS ที่เป็นระบบการจัดการเรียนรู้มาใช้งาน  

เห็นไหมครับ ถ้าเราเลือก CMS ผิดประเภทมันจะยุ่ง เช่น ผมจะหา CMS เพื่อมาทำบล็อกที่ผู้อ่านกำลังอ่านอยู่นี้ แล้วดันไปเลือก CMS ประเภท E – Commerce ที่ซื้อของ ขายของมาติดตั้ง มันคงวุ่นวายดีพิลึก ดังนั้น ในข้อ 1) ของวงจรชีวิตของเนื้อหานั้น เริ่มต้นด้วยการต้องรู้ว่า เนื้อหาของเราคืออะไร จัดเป็นประเภทไหน สุดท้ายแล้วก็คือการระบุว่า ระบบ CMS ที่เราต้องการนำมาใช้งานกับเนื้อหานั้นมันควรเป็นระบบแบบใด

ไอ้การเลือกผิด (หรือ ไม่สอดคล้องกับความต้องการ) ที่ผมเล่ามานี้ ผมเจอมาแล้วกับตัวเอง ผมจะเล่าให้ฟัง

ประมาณปี 2002 ผมย้ายมาอยู่ที่ใหม่ตามที่ผมเล่ามาในบล็อกต้น ๆ ตอนนั้นก็ยุ่งเรื่อง IT บ้าง เรียนรู้งานใหม่บ้างในช่วง 2-3 ปีแรก ก็ทำให้ผมลืมเรื่อง KM ไป

วันหนึ่งเจ้านายเรียกเข้าไปพบและบอกให้ผมทำเรื่องสมรรถนะ (Competency) ของพนักงานซึ่งเป็นวิศวกรภายใต้การดูแลของผม เพื่อจะได้จัดทำระบบการฝึกอบรมขึ้นมาให้ถูกต้อง เหมาะสม มีโครงสร้างชัดเจน …

ผมก็ถามเจ้านายว่า ทำไมต้องทำ … ท่านก็บอกว่า เฮดควอเตอร์สั่งมาให้ทำ …

ผมก็บอกว่า ผมไม่รู้เรื่อง ทำไม่เป็น … ท่านก็บอกว่า No Problem ไอจะส่งยูไปเทรนที่ต่างประเทศ …

ผมก็ถามต่อว่า ทำไมต้องเป็นไอ … ท่านก็หัวเราะร่วนแล้วตอบว่า … ก็ไออยากให้ยูไป ไอจึงสั่งยูไง …

พูดกันตรง ๆ ผมทำงานกับบริษัทข้ามชาติมาสิบกว่าปี ผมก็ไม่ได้ชอบมันไปทุกเรื่องหรอก บางเรื่องผมก็โวยแหลกเหมือนกัน แต่เรื่องการลงทุนเกี่ยวกับการฝึกอบรมพนักงานนี่ ผมต้องยอมรับว่าบรรดาบริษัทเหล่านี้เขาเอาจริง (เมื่อเทียบกับบริษัทของบ้านเรา) … 

ขนาดเรื่องบางเรื่องผมบอกเจ้านายว่า ... ไม่ต้องไปอบรมหรอก มันแพงเสียดายตังส์ เดี๋ยวไอไปซื้อหนังสือมาอ่านเอาก็ได้ เพราะไอพอมีพื้นฐานอยู่แล้ว รับรองทำได้แน่ … 

เจ้านายตวาดแว๊ด … ไม่ได้ยูต้องไปอบรม ไอจะได้มั่นใจว่ายูเข้าใจถูกต้อง ทำเป็น เวลา implement มันจะได้เวิร์ก บริษัทไอทำธุรกิจระดับเป็นร้อยล้านเหรียญต่อปี มันจึงไม่ใช่เรื่องที่ใครจะมาทำอะไรแบบลองผิดลองถูกนะ เวลาเกิดปัญหาขึ้นมาแล้วจะแก้ไขยาก ทำแบบนั้นเจ๊งกันมาเยอะแล้ว … ผมว่าถ้ามองในมุมนี้ก็ถูกของท่านครับ ...   

หลังจากอบรมกลับมา ก็ทำให้ผมรู้ว่า สมมรรถนะแต่ละตัวนั้นจะประกอบไปด้วย ความรู้ (Knowledge, K) ทักษะ (Skill, S) และคุณลักษณะ (Attribute, A) ดังนั้นในแต่ละตำแหน่งงาน เราก็จะดูว่า คนที่ดำรงตำแหน่งงานนั้น ๆ ต้องมีสมรรถนะอะไรบ้างจึงจะสามารถทำงานนั้นได้สำเร็จลุล่วงไป และสมรรถนะแต่ละตัวนั้นต้องประกอบไปด้วย KSA อะไรบ้าง

พอทำหมดทุกตำแหน่งแล้ว เราก็เอาตัว K,S,A มารวมกัน ตัวไหนซ้ำกันก็เลือกเอามาแค่ตัวเดียว … มันก็กลายเป็นองค์ความรู้ที่องค์กรต้องจัดเตรียมให้พนักงาน … ผมปิ๊งเลยครับ … มันก็คือการบ่งชี้ความรู้ที่องค์กรต้องการในข้อแรกของ KM ที่ผมเคยทำตั้งแต่อยู่ที่ทำงานเก่านี่หว่า … อ้าวงั้นผมก็ทำ KM และ Competency ไปพร้อม ๆ ก็ได้นะซี … ลุยซีครับ จะรออะไร … 

 

หลังจากผมทำ Competency เสร็จ ส่งให้เจ้านายเรียบร้อย ก็เข้าสู่กระบวนการทำเอกสาร หรือ package เพื่อใช้ฝึกอบรม มันก็เข้าสู่ขั้นตอนการสร้างและรวบรวมความรู้ใช่ไหม … แล้วก็จัดเก็บ … แล้วก็กระจายออก … มันเดินตามสูตรของ KM เป๊ะ ๆ วุ๊ย ยิ่งคิด ยิ่งเวิร์ก

ตอนนี้แหละครับที่ผมอยากทำเว็บขึ้นมาใช้ภายใน เพื่อเอา package ต่าง ๆ ไปใส่เอาไว้ คนจะได้มาอ่าน มาทำข้อสอบเพื่อยกระดับสมรรถนะของตัวเอง (หรือก็คือ ผมอยากจะทำ E-Learning นี่แหละ เพราะผมมีเนื้อหาที่ต้องให้พนักงานเรียนรู้ทั้งหมดแล้ว) ไอ้จะเขียนโปรแกรมขึ้นมา มันก็คงต้องใช้เวลา ก็เลยลองค้น ๆ ในเน็ตดูว่ามีอะไรให้ผมใช้ได้บ้าง

ในที่สุดก็ไปเจอเรื่อง CMS เข้า ก็นั่งศึกษาดู เออ … ถ้าเรามอง package เราเป็น Content (เนื้อหา) ที่ต้องจัดการมัน มันก็สามารถนำ CMS มาใช้ได้นี่หว่า … เสร็จตู …

ตอนนั้น CMS แบบ Open Source ก็มีหลายตัวด้วยกัน ในที่สุดก็เลือกมาตัวหนึ่งที่ผมคิดว่ามันเหมาะสมที่สุด พอลงโปรแกรมเสร็จก็โหลด package ต่าง ๆ เข้าไป มันก็อ่านได้นะครับ ... แต่ไม่รู้ว่าจะออกข้อสอบใส่เข้าไปอย่างไร จัดสอบอย่างไร พอหาข้อมูลเพิ่มเติม เขาก็บอกให้ไปหาโมดูลนี่โน่นนั่นมา plug – in เข้าไป ผมก็ทำตาม

แต่ยิ่งเพิ่ม ยิ่งเละครับ มันมั่วไปหมด ... ส่วนนั้นเวิร์ก แต่ส่วนนี้ไม่เวิร์ก พอแก้ให้เวิร์ก อ้าว มันส่งผลทำให้ส่วนโน้นเละ ... ก็แก้อีก ทำอีก มันก็ยังไม่ได้เรื่อง ทำจนกระทั่งท้อใจ ประมาณ 6-7 เดือนผ่านไป ถือได้ว่าไม่ได้เรื่องได้ราวอะไร …. เลิกดีกว่าวะ

ต่อมาผมไปเจอเพื่อนคนหนึ่ง ผมก็คุยเรื่องนี้กับเขา เขาบอกว่าเขาไม่ได้ใช้ CMS ตัวที่ผมใช้ แต่ใช้อีกตัวหนึ่งก็เห็นเวิร์กดีไม่มีปัญหาอะไร ... ผมลองโหลดมาใช้ดู อ้าวเฮ้ย มันเวิร์กนี่หว่า ไม่ต้องโม ไม่ต้องเพิ่มอะไรเลย

ผมเริ่มสงสัยว่า CMS สองตัวนี้ต่างกันอย่างไร ก็เริ่มค้นหาข้อมูลอย่างจริงจัง ในที่สุดผมพบว่า ผมเลือกใช้ CMS ผิดประเภทนั่นเอง แทนที่ผมจะเลือกใช้ CMS แบบ E – Learning ผมดันไปใช้ CMS แบบจัดการเนื้อหาบนเว็บเพื่อการเผยแพร่ เมื่อผมนั่งอยู่หน้าจอ ผมก็สามารถดูเนื้อหาได้ อ่าน package ที่ผมใส่ไว้ได้ มันเหมือน ๆ จะเวิร์ก ผมก็คิดว่า ใช่แล้ว ถูกแล้ว ก็เลยไหลตามน้ำออกสู่ทะเลไปเลย อันนี้ไม่ต้องโทษใคร ตูโง่เอง   

KM + CMS
สมองขององค์กรอยู่ที่ไหน (KM (2))

Related Posts

 

Comments

No comments made yet. Be the first to submit a comment
Already Registered? Login Here
Guest
Saturday, 15 December 2018