MSITBlog

1 minute reading time (284 words)

ใบบันทึกข้อมูล (Check Sheet)

Check Sheet นี่ ผมขอแปลว่า ใบบันทึกข้อมูล หรือ ใบลงข้อมูลก็แล้วกันเครื่องมือตัวนี้เวลาสอนในห้อง มักจะไม่ค่อยได้รับความสนใจจากผู้เรียนสักเท่าใด เพราะไปคิดเอาว่าก็แค่เอากระดาษไปจด ๆ ข้อมูลมา มันก็จบแล้ว เมื่อมองง่าย ๆ แบบนั้น มันก็ดูเหมือนง่าย ๆ แบบนั้นเหมือนกัน แต่ผมคิดว่า มันมีอะไรมากกว่านั้น เรามาคุยกัน

ใบบันทึกข้อมูล จะเป็นเอกสารที่เราสร้างขึ้นมาเป็นตารางที่แสดงรายการรายละเอียดต่าง ๆ ของข้อมูล เอกสาร (หรือ ตารางนี้) ต้องออกแบบให้ง่ายต่อการจดบันทึกข้อมูล สะดวกต่อการจำแนกข้อมูลและวิเคราะห์ผล (หมายความว่า สามารถทำบนเอกสารนั้นได้เลย ไม่ต้องมากรอกใหม่ ทำเอกสารใหม่ ซึ่งเสียเวลา) จึงมักจะมีช่องให้พนักงานผู้เก็บข้อมูลสามารถทำเครื่องหมายใด ๆ ลงได้เลย

ดังนั้นประเด็นสำคัญในการออกแบบใบบันทึกข้อมูลก็คือ เราต้องรู้ว่าเราจะไปเก็บข้อมูลของอะไร จะเก็บอย่างไร ข้อมูลนั้นจะเอาไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์อะไร และนอกจากตัวข้อมูลแล้ว มีสิ่งใดบ้างที่เราต้องการทราบจากการบันทึกนี้ (เช่น ชิ้นงานอะไร บันทึกที่ไหน บันทึกเมื่อใด ใครบันทึก เป็นต้น)

ผมยกตัวอย่างในโรงงานก็แล้วกัน ถ้าพูดง่ายๆ เราจะใช้ใบบันทึกข้อมูล เมื่อเราต้องติดตามดูผลการผลิตของเรา หรือ เมื่อเราต้องการหาสาเหตุของความผิดปกติออกไปจากข้อกำหนดที่ตั้งเอาไว้ หรือ เมื่อเราต้องการตรวจสอบดูว่าปัญหามันคืออะไร มากน้อยเท่าใด เหล่านี้เป็นต้น

ทีนี้ก่อนไปเก็บข้อมูล เราก็ต้องสร้างใบบันทึกข้อมูลขึ้นมาก่อนใช่ไหมครับ ตรงนี้เราต้องนึกถึงเป้าหมายในการเก็บข้อมูลก่อนว่า เราจะเก็บข้อมูลอย่างไรให้น้อยที่สุดแต่ใช้ประโยชน์ได้มากที่สุด โดยให้ผู้เก็บข้อมูลทำการกรอกข้อมูลได้สะดวกที่สุดและมีการเขียนน้อยที่สุด ตามด้วยผู้อ่านสามารถอ่านได้อย่างรวดเร็วและทำความเข้าใจ (แปลความ) ได้ง่าย

ถ้าพูดถึงการนำมาใช้งานแล้ว เราสามารถแบ่งประเภทของใบบันทึกข้อมูลที่ใช้ในโรงงานได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ กล่าวคือ

1. ใบบันทึกข้อมูลที่เรานำมาใช้ในการปฏิบัติงานประจําวัน เช่น ใบบันทึกข้อมูลเพื่อดูข้อมูลทั่ว ๆ ไป (เช่น ทำสิ่งนั้น สิ่งนี้ไปแล้วกี่ชิ้น) ใบบันทึกข้อมูลเพื่อใช้ในการยืนยัน (เช่น ได้ทำการตวจสอบที่จุดนั้น จุดนี้แล้ว) เป็นต้น

2. ใบบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องคุณภาพ เช่น ใบบันทึกข้อมูลที่แสดงของเสีย (เช่น งานที่ผลิตมา มีของเสียกี่ชิ้น) ใบบันทึกข้อมูลแสดงถึงความบกพร่อง (เช่น ชิ้นงานที่เป็นของเสียนั้น มีจุดบกพร่องอะไรบ้าง จำนวนเท่าใด) ใบบันทึกข้อมูลเพื่อใช้แสดงตําแหน่งจุดบกพร่องหรือจุดที่เกิดเหตุ (เช่น ชิ้นงานที่เป็นของเสียนั้น มันเกิดจุดบกพร่องขึ้นที่ตำแหน่งใดบ้าง)

เพื่อให้เข้าใจมากขึ้น เราลองมาดูตัวอย่างใบบันทึกข้อมูลกันสักหน่อย

1) การใช้กระดาษเปล่ามาเขียนเป็นตารางขึ้นมา แล้วก็เขียนหัวข้อเรื่องที่ต้องการลงข้อมูล เช่น A, B, …., E ลงไป แล้วก็ทำการ ขีดแทนจำนวนนับดังรูป เพื่อช่วยทำการนับ (ข้อมูล) ให้เร็วขึ้น เราจะเห็นการนำมาใช้กันบ่อย ๆ จนชินตา

2) สร้างตารางเพื่อแสดงความถี่ของสิ่งที่เกิดขึ้น (อันนี้เราต้องคิดก่อนว่า สิ่งที่เกิดขึ้นนั้นคืออะไร) แล้วก็นำไปใช้งาน

 แบบนี้ ผู้เก็บข้อมูลก็จะเขียน หรือ ทำเครื่องหมาย “X” ตามช่อง เช่น ผมต้องการดูว่า การตัดเหล็กที่กำหนดให้ยาว 10 cm +/- 0.8 (ดังนั้น มากที่สุดก็คือ 10.0 +0.8 และน้อยที่สุดก็คือ 10.0 -0.8) ว่ามันมีการกระจายตัวของข้อมูลอย่างไร (ในส่วนของจุดทศนิยม) … พอทำเครื่องหมายไปเรื่อย ๆ ผมก็เห็นการกระจายตัวเป็นแบบปกติ (Normal distribution) และไม่มีข้อมูลหลุดออกนอกข้อกำหนด แบบนี้ผมก็จะสบายใจแล้ว

แบบนี้ก็จะกำหนดลักษณะบกพร่องเอาไว้ แล้วก็ให้พนักงานผู้ตรวจสอบขีดจำนวนที่พบ ก็จะทำให้รวบลักษณะบกพร่องที่พบเจอได้อย่างรวดเร็ว ผู้ใช้ข้อมูลก็จะมีรายละเอียดของชิ้นงานที่ตรวจด้วยว่า ชิ้นงานชื่ออะไร ตรวจที่ไหน ใครตรวจ ลักษณะบกพร่องที่พบเจอมีอะไรบ้าง จำนวนเท่าใด มีชิ้นงานเสียกี่ชิ้น เป็นต้น นี่คือสิ่งอื่น (นอกเหนือจากข้อมูล) ที่เราต้องการทราบจากการบันทึกนี้

3) ทำเป็นตารางให้กรอกตัวเลข (จะเป็นแบบช่วง หรือ ต่อเนื่อง ก็แล้วแต่) และมีช่องให้สามารถคำนวณตัวเลขได้ทันที

แบบนี้ก็จะตรวจงานเป็นกลุ่ม (เช่น 200, 203, 270) มีของเสียกี่ชิ้น แล้วเราก็สามารถคำนวณเปอร์เซ็นต์ของเสียใส่ลงไปในช่องสุดท้ายได้ทันที

แบบนี้ก็จะเป็นข้อมูลแบบต่อเนื่องโดยทำการสุ่มงานมาวัดทีละ 5 ชิ้น (X1 – X5) เมื่อวัดแล้ว เราก็จะสามารถคำนวณหาค่าเฉลี่ย (X-bar) และค่าพิสัย (Range, R) ได้ทันที

4) ทำเป็นตาราง หรือ แยกเป็นหัวข้อ เพื่อให้ทำเครื่องหมายในหัวข้อที่ต้องการ ตัวอย่างที่เราเห็นบ่อย ๆ ก็เช่น แบบสอบถามต่าง ๆ

 5) ตารางแบบอื่น ๆ

แบบนี้ เราก็จะเอาชิ้นงานมาใส่เอาไว้ เมื่อเจอข้อบกพร่องที่ตำแหน่งใด ก็มากเอาไว้ ทำให้เห็นว่า ปัญหามันเกิดที่บริเวณใด (มีความหนานแน่น) มากน้อยเท่าใด

พอเราเข้าใจแนวทางการใช้งานแล้ว เราจะออกแบบใบบันทึกข้อมูลเป็นแบบใด มันก็เรื่องของเราละทีนี้ หลังจากได้แผ่นบันทึกข้อมูลมาแล้ว เราจะคัดลอกเอาไปเก็บอย่างไรก็ว่ากันไป เช่น เอาตัวเลขไปกรอกเข้าคอมพิวเตอร์เพื่อเก็บลงในฐานข้อมูล หรือ สแกน (หรือ ถ่ายรูป) เก็บเอาไว้ทั้งแผ่น เป็นต้น สำหรับผมแล้ว ถ้าข้อมูลนั้นมันเป็นสารสนเทศที่ต้องการอยู่แล้ว และใช้งานไปแล้ว (เช่น ใช้แก้ปัญหาจบไปแล้ว) ผมก็จะถ่ายรูปเก็บเอาไว้ เพื่อเอาไว้ทำเอกสาร หรือ เอาไว้เป็นหลักฐาน แค่นั้น

เราลองมาคิดดูครับ จากตัวอย่างในบล็อกที่แล้ว ทีมจะลงไปดูที่ขั้นตอน Step 6 … หรือ "ประกอบฝากับตัวกล่อง"

ทีมก็ควรจะคิดก่อนว่าจะลงไปเก็บข้อมูลอะไร เก็บอย่างไร ทีมก็ต้องเตรียมการแล้วแหละครับ ... เช่น ถ้าจะดูว่า มีรอยขีดข่วนของสีที่บริเวณใดมากน้อยอย่างไร ก็ใช้แบบที่ 5 หรือ จะดูจำนวนรอยขีดก่อนบนฝา บนกล่อง ก่อนประกอบ และหลังประกอบ ก็เอาแบบที่ 2 เป็นต้น

แล้วค่อยคุยกันต่อนะครับ

 

ผังพาเรโต (Pareto Chart) (1)
ตารางแสดงเหตุและผล (Cause & Effect Matrix)

Related Posts

 

Comments

No comments made yet. Be the first to submit a comment
Already Registered? Login Here
Guest
Friday, 15 November 2019