MSITBlog

2 minutes reading time (328 words)

กระบวนการทำ Alignment

เรามาดูเรื่องกระบวนการในการ Alignment กันบ้าง … Luftman ได้เสนอแนวทางการทำ Alignment เอาไว้ดังรูปด้านล่าง

เรามาดูรายละเอียดคร่าว ๆ กันสักหน่อย

1 กำหนดเป้าหมายและตั้งทีม (Set goals and establish team)

อันแรกก็คือตั้งทีมครับ สมาชิกของทีมก็ต้องมีอำนาจในการตัดสิใจและสั่งการได้ โดยทั่วไปเราก็จะเอาระดับผู้บริหารทั้งทางฝั่งธุรกิจและทางฝั่ง IT และลูกน้องของเขาที่เป็น Key Man เข้ามาทำงานร่วมกันในเชิงการทำงานข้ามสายงาน (อย่าให้ทีมใหญ่เกินไป เอาสัก 8 – 10 คนก็พอ) จากนั้นก็คุยกันให้ชัดเจนว่าเราจะทำ Alignment ไปเพื่ออะไร แล้วก็ตามด้วยการทำแบบประเมินเหมือนกับที่ผมยกตัวอย่างมาในบล็อกที่แล้ว

2) ทำความเข้าใจการเชื่อมโยงระหว่าง Business กับ IT (Understand business – IT linkage)

ข้อนี้ก็หมายความว่า เราต้องทำความเข้าใจถึงความสัมพันธ์กันของ Business กับ IT แหละครับ เราก็เอาแบบประเมินที่เราทำขึ้นมาไปประเมินดูนั่นเอง

ตอนประเมินดูในบางหัวข้อนั้น บางทีเราก็ต้องไปดูด้วยว่ากระบวนการทางด้านธุรกิจ (ที่ต้องการการสนับสนุนจาก IT) คือกระบวนการใด มันทำอะไร ก่อให้เกิดข้อมูลแบบไหน เอามาประมวลผลอย่างไร แล้วต้องการรายงานออกมาเป็นอย่างไร จากนั้นก็มาดูว่ากระบวนการของ IT ควรเข้าไปรองรับอย่างไร เช่น เราเก็บข้อมูลไว้ในรูปแบบใด ที่ไหน จึงจะเหมาะสม แล้วใช้ซอฟต์แวร์อะไรเข้าช่วยประมวลผล ผลที่ได้เก็บไว้ที่ไหน รูปแบบใด มีการสร้างรายงานออกมาตามรูปแบบที่ต้องการหรือไม่ อย่างนี้เป็นต้น การทำความเข้าในในแบบนี้ เหมือนกับไปพิจารณากันตามหลักการที่ควรจะเป็นนะครับ

3) วิเคราะห์หาช่วงว่างและกำหนดลำดับความสำคัญ (Analyze and prioritize gaps)

หลังจากทำการประเมินเรียบร้อยแล้ว (ออกไปประเมินหลายคน) ก็เอาคะแนนเฉลี่ยมาพล็อตดู เช่น หัวข้อ Competency/Value Management ได้คะแนนออกมาดังรูปที่แสดงไว้

 

จากคะแนนที่ได้จะเห็นว่า เมื่อเราจับคะแนนมาเฉลี่ยมารวมกัน หัวข้อ Competency/Value Measurements อยู่ที่ระดับ 2.69 จากนั้นเราก็เอาคะแนนทุกกลุ่มมาพล็อตรวมกันแล้วหาค่าเฉลี่ยอีกครั้ง ตัวอย่างเช่น

วิทยากรเล่าว่า บางแห่งที่เขาโหดหน่อยเขาก็ไม่เอาค่าเฉลี่ยมาคิด แต่เอาคะแนนตัวต่ำสุดมาคิด (ถ้ามีเศษก็ปัดเศษหมด) เช่น ตามตัวอย่างนี้ คะแนนรวมคือ 2.94 เขาก็จะถือเอาว่า Business – IT Maturity Level ของเขาอยู่ที่ระดับ 2 จะได้ไล่บี้ตัวต่ำ ๆ ให้ขึ้นไปทั้งกระบิ

คราวนี้ก็ต้องมาตกลงกันละครับว่า ถ้าเราจะทำการ Alignment มันควรจะไปอยู่ที่ระดับไหน เช่น ตามตัวอย่างนี้เราจะ Align ให้ค่าเฉลี่ยของ Business – IT Maturity Level ไปอยู่ที่ระดับ 3 ก่อนแล้วค่อยขยับต่อไป ในกรณีนี้ เราจะเห็นว่า Value Management, Governance, Partnership และ Skills ต่ำกว่า 3.0 เราก็ต้องปรับมันขึ้นไปให้ได้ 3.0 แหละครับ

สมมติว่า เราจะทำตัวที่ได้คะแนนต่ำที่สุดก่อน ซึ่งก็คือ Value Management … เราก็ต้องไปดูคะแนนในกลุ่มนี้ว่า คะแนนตัวไหนต่ำสุด เราก็จะได้ไล่บี้มันขึ้นมา และเราจะเห็นว่าตัวที่ดึงคะแนนลงมามากที่สุดคือข้อย่อยที่ 4 เรื่องของ Service Level Agreement (ตอนนี้พอนึกออกไหมครับว่า ทำไมวิทยากรเขาถึงสอน ITIL ด้วย) มันก็ไปข้อ 4 นะครับ

4) กำหนดกิจกรรมที่ต้องทำ (Specify the actions (Project Management))

พอเรารู้แล้วว่า เราต้องทำข้อย่อยอะไรบ้าง Gap กว้างมากน้อยเท่าใด เราก็มากำหนดกิจกรรมที่ฝ่าย IT ต้องทำ (และทางฝ่ายธุรกิจด้วย ถ้าจำเป็น) โดยต้องกำหนดผลลัพธ์ของการกระทำที่ได้ออกมา (Deliverable) ให้ชัดเจน ระบุว่าใครคือผู้ทำกิจกรรม จะแล้วเสร็จเมื่อใด ต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง มีความเสี่ยงอะไรบ้าง และจะจัดการกับความเสี่ยงข้างต้นอย่างไร

จากนั้นเราก็จัดลำดับความสำคัญของแต่ละเรื่องของการปิด Gap แต่ละ Gap ที่ต้องทำว่า เรื่องไหนควรทำก่อน ทำหลัง เป็นต้น บางคนก็ชอบทำเรื่องที่ Gap น้อย ๆ ทำได้ง่าย ๆ ทำได้เร็วก่อน และใช้ทรัพยากรน้อย ๆ ก่อน (ผมนี่แหละ เพราะพอประเมินใหม่อีก 3 เดือนต่อไป ตัวเลขมันกระดิกขึ้นมา มันทำให้ทีมมีกำลังใจ) ต่อมาก็ทำเรื่องกลางๆ ซึ่งต้องใช้เวลาหน่อย ใช้ทรัพยากรบ้าง ส่วนเรื่องใหญ่ ๆ หนัก ๆ ต้องใช้งบประมาณ ใช้เวลา ใช้ทรัพยากรมาก ก็วางแผนทำออกมาเป็นโครงการ (Project Management)

5. เลือกและประเมินเกณฑ์ความสำเร็จ (Choose and evaluate success criteria)

จากนั้นก็เลือกกิจกรรมมาทำตามที่กำหนดลำดับความสำคัญเอาไว้ เราต้องกำหนดเกณฑ์เพื่อวัดถึงความสำเร็จขึ้นมาด้วย โดยเกณฑ์นี้ควรจะอิงอยู่กับทั้งสองฝ่ายคือทั้งทางฝ่ายธุรกิจและฝ่าย IT … ไม่อย่างนั้น ทางฝ่ายธุรกิจก็จะมองเอาว่า เอ มันขอเงินไปทำอะไรของมันวะ ไม่เห็นได้ประโยชน์อะไรเลย เงินก็เสีย เวลาก็เสีย ไม่ได้เรื่องได้ราวอะไร ตัดงบทิ้งไปเถอะ งานเข้าละครับทีนี้   

6. รักษาการ Alignment เอาไว้ให้ยั่งยืน (Sustain alignment (alignment behaviour))

ข้อนี้ก็ง่าย ๆ ครับ ทำไปเรื่อย ๆ ทำจนเป็นนิสัย เพราะแรก ๆ มันอาจจะประเมินจากระดับหนึ่งไปสู่อีกระดับหนึ่ง (เช่น ระดับ 2 ไปเป็นระดับ 3) มันจะรู้สึกว่ายากเพราะมีเรื่องให้เราทำหลายเรื่องแต่ทรัพยกรมีจำกัด พอเราทำไปเรื่อย ๆ มันก็จะเริ่มคุ้นเคยและรู้ว่า จุดไหนเราควรทำอะไร มันถึงจะขยับได้เร็ว (เรียกว่า พอมีประสบการณ์แล้ว มันก็จะง่ายขึ้น) แล้วขยับไปเรื่อย ๆ จาก 3 ไป 4 … จาก 4 ไป 5 เอง

บางทีเราทำการประเมินใหม่อีกครั้ง (เช่น เราทำการประเมินทุก ๆ 3 เดือน) คะแนนบางตัวมันอาจตกลงไปจากเดิมก็มี เรื่องพวกนี้แก้แป๊บเดียวก็ได้แล้ว เพราะเรามักจะรู้ว่าทำไม เพราะอะไร ก็จะแก้ไขได้เร็วขึ้นเพราะมีประสบการณ์มาบ้างแล้ว นอกจากนั้น เรื่องบางเรื่อง (บางหัวข้อย่อย) พอเราทำปั๊บคะแนนมันโดดจาก 2 ไป 4 กว่า ๆ เลยก็มี หรือ เรื่องบางเรื่องนั้นเราทำเรื่องหนึ่ง มันทำให้คะแนนของเรื่องข้างเคียงขยับขึ้นไปด้วยก็มี

 

On-Demand Services
Misalignment Symptoms

Related Posts

 

Comments

No comments made yet. Be the first to submit a comment
Already Registered? Login Here
Guest
Thursday, 23 May 2019