MSITBlog

2 minutes reading time (335 words)

ยังไง ๆ มันก็ต้องช่วยกันคิด

ก่อนไปต่อ เรามาทบทวนกันสักหน่อยว่ามาถึงไหนกันแล้ว

แน่นอนแหละครับว่า เราต้องเริ่มด้วยการนิยาม (Define the Problem) หรือ เขียนประโยคปัญหาออกมาให้ชัดเจน ผมก็ได้แนะนำว่า ให้ลองนำ 5W2H เข้ามาช่วยตั้งคำถาม เพื่อหาคำตอบ จากนั้นค่อยเอาคำตอบเหล่านั้นมาเขียนประโยคปัญหา หรือ Problem statement

จากนั้นก็เข้ามาสู่การวิเคราะห์ปัญหา (Analyzing the Problem) เราจะใช้กระบวนการในการให้เหตุผลแบบ Deductive และ Inductive เพื่อวิ่งไปสู่สาเหตุของปัญหา ซึ่งทั้งสองกรณีนี้ย้อมต้องการข้อมูล ข้อเท็จจริงเข้ามาทำการสนับสนุน

การจะได้มาซึ่งข้อมูลอันเป็นข้อเท็จจริงนั้น เราก็จะอาศัยเทคนิค 5G เพื่อลงไปเก็บข้อมูลในพื้นที่เกิดปัญหา ไปดูสิ่งที่เป็นปัญหา และดูในขณะที่อยู่ในสภาพแวดล้อมเป็นไปตามความเป็นจริง การจะคิดพิจารณาใด ๆ ก็ต้องมีทฤษฏี หรือ หลักการรองรับ และพิจารณาถึงกฏเกณฑ์และระเบียบปฏิบัติด้วย

ข้อมูลที่ได้มานั้น จะเป็นตัวกำหนดการนำเครื่องมือเข้ามาช่วยในระหว่างทำการวิเคราะห์เพื่อหาสาเหตุ (ตลอดไปจนถึงสาเหตุรางเหง้า) … ถ้าข้อมูลเป็นแบบเชิงปริมาณ (Quantitative data) เราก็มักจะใช้ 7 QC Tool แต่ถ้าข้อมูลเป็นแบบเชิงคุณภาพ หรือ คำบอกเล่า เราก็มักจะใช้ 7 (New) QC Tool เข้ามาช่วย

เมื่อได้สาเหตุรากเหง้าแล้ว เราก็คิดแนวทางแก้ไขขึ้นมา (Determine what to do) จากนั้นก็ทำการทดลอง (Experiment) ทำการจำลอง (Simulation) เพื่อดูว่ามันเวิร์คจริง ๆ จากนั้นก็นำไปใช้งานจริง แล้วก็ทำการประเมินผลดูว่า มัน OK ไหม

เราจะเห็นว่า มันมีหลายขั้นตอนที่สมาชิกในทีมแก้ปัญหาาต้องช่วยการคิดเพื่อให้ได้แนวทางออกมาหลากหลายแนวทาง ถ้าสมาชิกในทีมคิดไปทางเดียวกันหมด มันก็คงได้แนวความคิดออกมาแนวทางเดียว ดังนั้นเราจึงต้องการทีมแก้ปัญหาแบบข้ามสายงาน (Cross functional team) กล่าวคือสมาชิกของทีมควรจะมาจากตัวแทนของแต่ละแผนกที่เกี่ยวข้องกับปัญหานั้น ๆ

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าชิ้นงานที่เราผลิตขึ้นมามีปัญหา ถ้าผมเอาเฉพาะฝ่ายจัดซื้อเข้าประชุม เขาก็จะมองเฉพาะเรื่องการซื้อวิตถุดิบเท่านั้น ถ้าผมเอาเฉพาะฝ่ายผลิตเข้าประชุม เขาก็จะมองเฉพาะเรื่องเกี่ยวกับความผิดพลาดของพนักงานเท่านั้น ถ้าผมเอาเฉพาะฝ่ายดูแลเครื่องจักรเข้าประชุม เขาก็จะมองเฉพาะเรื่องเกี่ยวกับการทำงานของเครื่องจักรเท่านั้น ถ้าผมเอาเฉพาะวิศวกรผู้ดูแลกระบวนการเข้าประชุม เขาก็จะดูเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการผลิตที่ออกแบบไว้เท่านั้น ถ้าผมเอาเฉพาะฝ่ายทดสอบเข้าประชุม เขาก็จะดูเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวกับการทดสอบ/การวัดชิ้นงานเท่านั้น เพื่อตัดปัญหา ผมเรียกเข้าประชุมพร้อมกันทั้งหมดนั่นแหละ ทีมจะได้มองไปในหลาย ๆ มิติพร้อมกันและเกิดการเรียนรู้ในมิติอื่น ๆ ไปด้วย

เมื่อทีมประชุมกันเพื่อแก้ปัญหา มันก็ต้องช่วยกันคิดเพื่อหาสาเหตุ หาแนวทางแก้ปัญหาใช่ไหมครับ การช่วยกันคิดนี้ มันจะมีหลักการพื้นฐานที่ต้องใส่ใจอยู่เหมือนกัน อันได้แก่

1) ห้ามวิจารณ์ เพราะแต่ละคนก็มีความคิดเป็นของตัวเอง การไปวิจารณ์ความคิดผู้อื่น (เช่น ไม่ดี ไม่ถูก ไม่ได้เรื่อง อะไรแบบนี้) ไม่ควรทำ การตัดสินใจใด ๆ จะกระทำหลังจากระดมความคิดเสร็จสิ้นแล้วเท่านั้น

2) อนุญาตให้ออกนอกลู่นอกทางได้การคิดแบบธรรมดาทั่วไปมันง่ายกว่าการคิดให้มันแปลกออกไปจากเดิม คนส่วนมากจะคิดแบบเดิม ทำแบบเดิมกัน การที่มีคนคิดแปลกออกไปจากเดิมย่อมเป็นสิ่งที่ดี (แต่อย่างไรก็ตาม ต้องระวังไม่ไห้มันหลุดโลก ออกนอกกรอบของปัญหาไป เช่น เรากำลังคุยกันเรื่องปัญหาที่พนักงานลาออกจำนวนมากกัน พวกดันไปคุยเรื่องการเคลื่อนย้ายมนุษย์ไปทำงานบนดวงจันทร์อะไรแบบนี้ ผมว่า มันหลุดกรอบมากไปหน่อย)

3) ปริมาณมาก ๆ เข้าไว้ยิ่งมากยิ่งดี เพราะจะทำให้มีแนวโน้มที่จะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่คาดหวังได้มากขึ้น

4) รวบรวมและปรับปรุงผู้เข้าร่วมควรช่วยกันปรับปรุงแนวคิดให้ดียิ่งขึ้น เช่น รวมสองแนวคิดเป็นแนวคิด ใหม่อันเดียวกัน

นอกจากหลักการพื้นฐาน 4 ข้อข้างต้นแล้ว เวลาที่เราคิดยังต้องเน้นถึงปัจจัยอีก 4 ประการได้แก่

1) คิดไปเรื่อย ๆ ควรคิดไปเรื่อย ๆ อย่าหยุดคิด อย่ารอจนไม่เหลือเวลาให้คิด

2) มุ่งเน้น ควรมุ่งเน้นพิจารณาสิ่งที่มีอยู่ในมือเป็นหลัก

3) มีสมาธิ ควรมีสมาธิกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งทีละเรื่อง

4) แน่วแน่ มุ่งแต่ประเด็นโดยไม่ละพยายาม แม่ว่าในขณะนี้จะคิดไม่ออกก็ตาม ยังคงพยายามคิดต่อไป

การระดมความคิดนั้น อาจจะล้มเหลวก็ได้ ถ้าไม่ระมัดระวังปัจจัย 3 ประการต่อไปนี้

1) แก้ไม่ถูกจุด ง่าย ๆ ก็คือ เรื่องบางเรื่อง เช่น เรื่องทางเทคนิค (เช่น รถเสีย ทีวีเสีย) แบบนี้ไม่ต้องไประดมความคิดหรอกครับ เราเอาไปซ่อมแค่นั้นก็จบ การระดมความคิดมักใช้กับเรื่องที่ไม่ใช่เรื่องทางเทคนิค หรือ มีครรกะที่ชัดเจนอยู่แล้ว และมันควรเป็นเรื่องที่คลุมเครือ ไม่มีความชัดเจน

2) ปัญหาจากพฤติกรรมของบุคคล พวกตัวป่วน พวกกูเก่งคนเดียวไม่ฟังใคร พวกชอบพูดข่มคนอื่น หรือ แม้กระทั่งผู้มีอิทธิพลเหนือทีม (เช่น ผู้จัดการเวลาเขาพูด ใครจะกล้าเถียงละครับ) อะไรพวกนี้ ในความเห็นส่วนตัวของผม ผมว่าถ้าไม่จำเป็นก็อย่าเอาเข้าไปในทีมเลยครับ มีปัญหาเปล่า ๆ ถ้าจำเป็นก็เอาเข้ามา โดยคนที่เป็นหัวหน้าในที่ประชุมก็ต้องควบคุมการประชุมให้ดีก็แล้วกัน 

3) ขาดการเอาใจใส่ต่อกระบวนการ ผมจะพูดเรื่องการระดมความคิดแบบเต็ม ๆ อีกครั้ง ในเรื่องเกี่ยวกับ กระบวนการแก้ปัญหาโดยใช้การระดมความคิด” (ถ้ามีโอกาสนะครับ)

วิธีการระดมความคิดแบบง่าย ๆ ก็คือ ผู้เป็นหัวหน้าก็จะอธิบายถึงเรื่องหรือปัญหาที่ต้องการให้สมาชิกช่วยกันระดมความคิด เมื่อทุกคนเข้าใจแล้ว ก็สามารถทำได้สองแนวทาง คือ

แนวทางแรก ก็คือผู้เป็นหัวหน้าทีมจะทำการถามวนไปทีละคน เช่น เริ่มจากแถวหน้าจากซ้ายไปขวา แล้วก็ขยับจากแถวหน้าไปแถวหลัง แล้วก็วนกลับมาแถวหน้าอีก จะถามวนไปเรื่อย ๆ โดยจะหยุดถามเมื่อคำตอบจากสมาชิกเริ่มซ้ำกันมากขึ้น

 ส่วนผู้คิดก็คิดไป ถ้าคิดไม่ออกเมื่อถูกถามก็บอกไปว่า ขอผ่านเพื่อจะได้ไม่เสียเวลา แต่ก็อย่าหยุดคิดนะครับ บางครั้งเราฟังความคิดของคนอื่น แล้วก็อาจจะเกิดความคิดต่อยอด หรือ เอามาผสมกันจนเกิดความคิดใหม่ขึ้นมาก็ได้ รอบต่อไปเราก็เสนอความคิดได้แล้ว แนวทางนี้ เราต้องมีผู้จดบันทึกความคิดที่สมาชิกบอกออกมานะครับ อาจจะต้องใช้หลายคนหน่อยเพื่อจดให้ทัน

แนวทางที่สอง แทนที่จะตอบกันด้วยปากเปล่า เราจะแจกกระดาษขนาดเล็ก ๆ (แบบ Post It ที่เขาเขียนบันทึกแล้วแปะไว้ตามโต๊ะ ตามบอร์ดที่ติดอยู่กับผนัง นั่นแหละครับ) ให้แก่สมาชิกแต่ละคน คนหนึ่งก็หลายแผ่นหน่อย หลังจากผู้เป็นหัวหน้าตั้งคำถามแล้ว ก็เชิญชวนให้สมาชิกช่วยกันคิด โดยให้เวลาแก่สมาชิกพอสมควร (เช่น สัก 10 – 15 นาที)

ในช่วงเวลานี้ สมาชิกมีความคิดเห็นอย่างไร ก็ให้เขียนลงไปในกระดาษ (หนึ่งแผ่นต่อหนึ่งความคิด) สมาชิกควรพยายามคิดให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้

เมื่อเห็นว่า สมาชิกไม่เขียนกันแล้ว (แสดงว่า สมาชิกทุกคนเขียนความคิดทั้งหมดของพวกเขาแล้ว) เราก็เก็บรวบรวมกระดาษจากสมาชิกเพื่อนำมาใช้เป็นข้อมูลมาดำเนินการต่อไป โดยเราอาจต้องมีการจัดกลุ่มความคิดที่ซ้ำ ๆ กันบ้าง

ถ้าจะลงคะแนนเพื่อเลือกความคิด เราก็ควรนำความคิดทั้งหมดมาแสดงให้สมาชิกดูทั้งหมดก่อน (อาจต้องพิมพ์ลงคอมพิวเตอร์แล้วฉายขึ้นจอใหญ่ หรือ เอากระดาษ Post it มาแปะไว้ข้างฝาแล้วให้สมาชิกเดินดู) … ความคิดใดที่สมาชิกไม่เข้าใจ ก็ควรให้เจ้าของความคิดนั้นมาอธิบายให้ฟังเสียก่อน แล้วจึงค่อยลงคะแนนเพื่อเลือกนะครับ

 

 

7 QC Tools
5G กับ การเก็บข้อมูล

Related Posts

 

Comments

No comments made yet. Be the first to submit a comment
Already Registered? Login Here
Guest
Sunday, 21 July 2019