MSITBlog

2 minutes reading time (347 words)

ความรู้รั่วไหลได้

เมื่อเราปรับความรู้ให้เหมาะสมต่อการนำไปใช้งานแล้ว คราวนี้เราก็ต้องทำการจัดเก็บ และ กระจายออกไปยังคนที่ต้องการใช้ (หรือ ให้คนที่ต้องการใช้งานสามารถเข้าถึงความรู้ที่เราจัดเก็บเอาไว้ได้)

ถ้าเราเปลี่ยนความรู้ในสมองให้เป็นเอกสาร เป็นคู่มือ เราก็สามารถใส่แฟ้ม ใส่ตู้เอาไว้ได้ แต่ถ้าเราเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิคส์ เช่น เป็นเอกสารแบบ pdf เราก็คงต้องใช้ IT เข้าช่วยแล้ว

พวกโปรแกรมประเภทระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ EDMS (Electronic Document Management System) ก็สามารถนำมาช่วยในการจัดเก็บเอกสารเหล่านี้ได้ง่าย มีของฟรีให้ใช้ และก็ใช้ง่ายด้วย โดยเราสามารถสร้างที่จัดเก็บเลียนแบบเหมือนตู้เอกสารได้เลย (เช่น ตู้เอกสาร A เราก็สร้างโฟลเดอร์ A ขึ้นมา ในตู่เอกสาร A มีชั้นให้เก็บ 4 ชั้น เราก็สร้างโฟลเดอร์ย่อยในโฟลเดอร์ A เป็น A1,  A2, A3,  A4 เพื่อใช้แทนชั้นเก็บ

ชั้น 1 ของตู้เอกสารมีแฟ้มอะไรบ้าง เราก็ไปสร้างโฟลเดอร์ย่อยในโฟลเดอร์ A1 (ซึ่งแทนชั้น 1 ของตู้ A) อีกทีหนึ่ง จะเอากี่แฟ้มก็ได้สบายมาก ขี้เกียจเก็บเอาไว้ในองค์กรก็โยนขึ้นคลาวด์ก็ได้ สมัยผมทำงาน ผมก็อาศัยซอฟต์แวร์ EDMS นี้แหละมาเก็บพวกเอกสารความรู้ต่าง ๆ

จากที่ผมเล่าให้ฟังว่า ต่อมาได้จัดเก็บความรู้ในรูปแบบวิดีโอ โปรแกรม EDMS มันก็สามารถเก็บไฟล์วิดีโอได้ แต่มันค้นหาได้แค่ชื่อไฟล์เท่านั้น มันไม่สามารถค้นเนื้อหาได้เหมือนไฟล์ที่เป็นข้อความ เราก็เลยทำเป็นเนื้อหาโดยขึ้นมาเป็นเอกสาร แล้วก็ทำ Link เชื่อมไปยังไฟล์วิดีโออีกทีหนึ่ง มันก็พอแก้ขัดไปได้

พอข้อมูลมันเยอะเข้า เราก็มีการนำเอาวิกิเข้ามาช่วย จัดทำ Index (หมวดหมู่ ชื่อเรื่อง คำค้น) และก็ทำการสรุปความรู้ย่อ ๆ (คล้าย ๆ กับ บทคัดย่อ) วางลงในวิกิ แล้วก็ทำ Link ไปยังไฟล์ในตู้เอกสารอีกทีหนึ่ง คราวนี้มันก็ง่ายขึ้นเยอะแหละครับ (เรื่องที่ผมเล่ามานี้ มันสิบกว่าปีมาแล้วนะครับ เดี๋ยวนี้มันมีซอฟต์แวร์ที่ทำเรื่องพวกนี้ได้ง่ายมาก

ต่อมาเราก็เริ่มทำบล็อกเพื่อให้คนมาคุยกัน แบ่งปันความรู้กัน แล้วก็แยกออกไปเป็นฟอรั่ม เช่น ของ IT ของ Engineer ของ Manufacturing เป็นต้น จากนั้นก็ทำ E – Learning (สมัยก่อนผมก็ใช้ Moodle นี่แหละครับ) แล้วก็ทำ Web (ตอนนั้นก็ใช้ Joomla นี่แหละมาทำ Content Management) ครอบพวกนี้เอาไว้อีกทีหนึ่ง

เรียกว่า พอเข้า Web ก็จะมีจดหมายข่าว FAQ, Forum, Blog, Wiki, E-Learning, …. รวมอยู่ในนั้นหมด     

เราจะเห็นว่า เครื่องมือ (Tools) และ เทคโนโลยี (Technology) มันจะตามมาทีหลัง โดยเราจะทำเรื่องของคน (People) กับ กระบวนการ (Process) ก่อน เรียกว่า 2P มาก่อน 2T

สมัยที่ผมทำนั้น ผมต้องใช้ซอฟต์แวร์หลายตัวเข้ามาทำหน้าที่ต่างกัน (และมันต้องเชื่อมเข้าหากันได้ด้วย ถึงมันจะไม่ 100% เราก็เขียนโปรแกรมเข้าช่วยได้ โดยไม่เสียเวลามากนัก) แต่ปัจจุบันนี้ ผมลองเปิด ๆ ดูเห็นซอฟต์แวร์หลายตัวทีเดียวที่สามารถทำเรื่องที่ผมกล่าวมาได้ทั้งหมด

ตอนที่มันเริ่มเป็นรูปเป็นร่างขึ้นมานั้น เราพบว่าเริ่มมีคนมา Copy เอกสาร วิดีโอ ที่เราทำเอาไว้ออกไปภายนอกบริษัท นัยว่าแชร์ให้เพื่อน ๆ อ่านกัน แต่เพื่อนของมันดันอยู่กับบริษัทคู่แข่งของเรานี่ซิครับ เจ็บ

นี่แหละครับ ผมจึงเข้าใจความหมายที่ว่า ความรู้ที่รั่วไหลได้ (หรือ Leaky Knowledge)” อย่างไม่มีวันลืม

ในตอนแรกนั้น เรามองแต่เพียงว่า ความรู้ต้องเผยแพร่ ต้องให้คนได้เรียนรู้ แล้วผลักดันให้เขานำไปใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กร พอเกิดเรื่องนี้ขึ้น เล่นเอาทีมที่ทำงานห่อเหี่ยว หมดใจกันไปหลายคนทีเดียว (เขามองในเชิงว่า คนที่ copy ไปนั้น ช่วยก็ไม่ช่วย ทำก็ไม่ทำ อ่านอย่างเดียวตูก็ไม่ว่า มันยังเจือกก็อปไปให้คู่แข่งอีก แบบนี้เราจะทำไปเพื่ออะไร อะไรแบบนี้แหละครับ)

นอกจากนั้น มันทำให้ผมเห็นอีกคมหนึ่งของดาบซึ่งมีสองคมทันที คมหนึ่งมันมีประโยชน์เพราะเป็นการรวบรวมความรู้หลัก ๆ ที่สำคัญ ๆ เอาไว้เพื่อให้คนในองค์กรเรียนรู้ได้ง่าย แต่อีกคมหนึ่งก็คือถ้ามีใครคัดลอกออกไป มันก็เกิดความเสียหายต่อองค์กรเหมือนกัน (ซึ่งคมด้านลบนี้ ตอนเริ่มทำเรื่องนี้ผมไม่ได้คิดมาก่อนเลย) … ว่ากันตามจริง ผมก็ชักจะถอดใจอยู่เหมือนกัน มันเกิดอาการ เซ็งในอารมณ์ไม่อยากทำต่อเอาดื้อ ๆ เรียกว่าอยากจะลบมันทิ้งให้หมดทีเดียว

ในที่สุดก็เดินไปคุยกับเจ้านาย ท่านก็บอกว่า ก็ทำการป้องกันตามที่เราทำได้ แต่ก็อย่างไปกีดขวางการเรียนรู้ของพวกเรา ท่านยังเชื่อว่า ความรู้สำคัญ ๆ ที่ทำให้องค์กรเดินไปได้ก็คือความรู้เกิดจากการทำงานร่วมกันเป็นทีม สิ่งนี้มัน Copy กันไม่ได้หรอก (หมายความว่า เอกสารมัน Copy เอาไปได้ แต่วัฒนธรรมการทำงาน การนำความรู้มาประยุกต์ใช้ มัน Copy กันไม่ได้) แทนที่จะมากังวลเรื่องนี้ สู้เอาเวลามาพัฒนาต่อยอดความรู้ให้ดีขึ้น ๆ มิดีกว่าหรือ

พอคุยกันเรื่องนี้ก็ทำให้ผมนึกถึงลูกค้าชาวเยอรมันขึ้นมาคนหนึ่ง เขามาจ้างเราผลิตชิ้นส่วนบางชิ้นเพื่อนำไปประกอบเป็นสินค้าของเขา พอผมเห็นสินค้าของเขาแล้วผมว่ามันยอดเยี่ยมมาก ผมเคยถามเขาว่า ไม่กลัวคน Copy หรือ เขาบอกว่า ก็กลัว แต่ยังไง ๆ คงหนีการ Copy ไม่พ้นหรอก ดังนั้นแทนที่จะมานั่งวิตกกังวลอยู่ หน้าที่ของเขาก็คือต้องพัฒนาให้เร็วคนที่ Copy เขาให้ได้ ผมได้ฟังแล้วอึ้งไปเลย ต้องยอมรับว่า นับถือ ใจมันจริง ๆ   

ผมก็ได้นำเรื่องแนวคิดของเจ้านายและเรื่องของเพื่อนชาวเยอรมันคนนี้ไปเล่าให้ทีมทำงานฟัง เพื่อกระตุ้นให้ลุกขึ้นมาทำต่อไป ในที่สุดก็เลยนำมาซึ่งการจำกัดการเข้าถึง เช่น ทำให้เอกสารสามารถอ่านได้อย่างเดียว พิมพ์ออกมาไม่ได้ หรือ เอกสารบางเรื่องถ้าให้พิมพ์ได้ เราก็จะใส่ลายน้ำมีพื้นหลังของเอกสารเป็นชื่อของบริษัทเรา เริ่มมีการใช้การ Log –in ใช้ชื่อ ใช้รหัส และเริ่มสุ่มตรวจดดูเจตนาของคนที่เข้ามาใช้งาน

ในบล็อกเรื่อง ความรู้ที่จำเป็นสำหรับองค์กรผมได้เล่าเรื่องลูกน้องถูกคู่แข่งซื้อตัวไป 2 – 3 คน แล้วไม่สามารถทำงานในบริษัทคู่แข่งได้ ต้องของกลับเข้ามาอยู่กับผมอีกครั้ง เรื่องนี้แหละทำให้ผมมั่นใจเรื่องความรู้ที่มันแฝงอยู่ในทีมงานที่เกิดจากการทำงานร่วมกันมากขึ้น (เหมือนกับ ความรู้ X ของทีมทำงาน มันเกิดจากความรู้ของคุณ A มาหลอมรวมกับความรู้ของคุณ B มาหลอมรวมกับความรู้ของคุณ C …. โดยมีวัฒนธรรมขององค์กร การทำงานร่วมกันของทีม เป็นตัวเร่งปฏิกริยาจนทำให้ A + B + C + ….. = X = ความสำเร็จ)

พอเข้าใจเรื่องนี้แล้ว ความคิดมันเปลี่ยนเลยครับ …. เมิงก็อปได้ ก็ก็อปไป แต่ตูจะพัฒนาหนีเมิงไปเรื่อย ๆ (ตามคำพูดของเพื่อนชาวเยอรมันของผม) มันก็เลยไปเข้าใจคำว่า อย่ามองพนักงานเป็นต้นทุน (ที่จ้องแต่จะตัด จะลดค่าใช้จ่าย) ให้มองเป็นสินทรัพย์ที่สามารถพัฒนาได้ (ยิ่งพัฒนา ยิ่งสร้างมูลค่าเพิ่มได้มากขึ้น)” มากขึ้นไปอีกระดับหนึ่ง

 

การคว้าจับความรู้ (ใหม่)
ความรู้เพื่อใคร

Related Posts

 

Comments

No comments made yet. Be the first to submit a comment
Already Registered? Login Here
Guest
Sunday, 23 September 2018