MSITBlog

2 minutes reading time (400 words)

จัดการคน จัดการงาน

ที่ผ่านมานั้น ผมได้เล่าให้ฟังเกี่ยวกับเรื่องฟังก์ชัน หรือ หน้าที่ที่ผู้บริหารหรือผู้จัดการ ต้องทำ ซึ่งมีผู้รู้กล่าวเอาไว้หลายตัวแบบด้วยกัน เช่น POCCC, POSDC (ซึ่งต่อมาตัวแบบ POSDC นี้ ก็มีคนย่อมาเป็น POLC หรือ Planning, Organizing, Leading (การนำ) และ Controlling) และ POSDCorB 

สมมติว่า ผมเอาตัวแบบ POSDC มาใช้งาน ก็กล่าวเพื่อให้เข้าใจง่าย ๆ ได้ว่า เมื่อผู้จัดการกำหนดเป้าหมาย (Goal) และวัตถุประสงค์ (Objective) ของเรื่องที่ต้องทำขึ้นมาแล้ว เขาก็ต้องทำการวางแผน (Planning, P) เพื่อนำพาให้องค์กรบรรลุเป้าหมายนั้น จากนั้นก็ทำการกำหนดกิจกรรมต่าง ๆ ที่ต้องทำ (Organizing, O) แล้วก็หาคนเข้ามาทำงาน (Staffing, S) จากนั้นก็สั่งการ (หรืออำนวยการ) (Directing, D) เพื่อให้พนักงานทำงานประสานกัน แล้วก็ควบคุมให้เป็นไปตามแผน (Controlling, C) ... ถ้าผลลัพธ์ (Results) ออกเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งเอาไว้ ก็ถือว่า องค์กรบรรลุเป้าหมายตามต้องการแล้ว ... ก็เป็นไปตามรูปที่แสดงเอาไว้ด้านล่าง

ถ้าถามว่า เอาตัวแบบนี้ไปทำอะไร ก็อาจกล่าวกว้าง ๆ ได้ว่า ผู้บริหาร หรือ ผู้จัดการ ทั้งหลาย จะใช้ตัวแบบเหล่านี้ไป จัดการคน กับ จัดการงานนั่นเอง ... ผมลองเขียนเล่น ๆ ออกมาดังรูปด้านล่าง โดยใช้วงกลมแทนเรื่องที่เขาต้องทำตามปกติในชีวิตประจำวัน 

กรอบใหญ่ ๆ ของเรื่องงานก็คือ การจัดการงานขององค์กรซึ่งมีมากมายให้เป็นไปตามที่เราต้องการ และ ต้องมองภาพงานที่ต้องจัดการให้ชัดเจน เพื่อจะได้แยกย่อยงานออกเป็นกิจกรรมต่าง ๆ ที่ต้องดำเนินการ

ส่วนกรอบใหญ่ในเรื่องของคนก็คือ ต้องหาคนเข้ามาร่วมทีมเพื่อมอบหมายกิจกรรมต่าง ๆ ให้ทำ และ ต้องสร้างความสัมพันธ์ที่ดีให้เกิดขึ้นกับสมาชิกในทีมงาน

พอเอากรอบนี้มาใส่เข้าไปในส่วนของการ “จัดการคน” กับ “จัดการงาน” เราจะได้ตามรูปด้านล่าง โดยครึ่งขวาจะเกี่ยวกับ "งาน" และครึ่งขวาจะเกี่ยวกับ "คน"

พอเรา Map หรือ ประกบ POSDC เข้าไป เราจะเห็นภาพชัดเลยว่า P ก็คือ การวางแผนการจัดการงานของเรา; O ก็คือ จัดหรือแยกแผนงานที่วางไว้ออกมาให้เป็นกิจกรรมต่าง ๆ; S ก็คือ หาคนเข้ามาทำกิจกรรมต่าง ๆ; D ก็คือ อำนวยการ (สื่อสาร) ให้พนักงานทำงานสอดประสาน สัมพันธ์กัน และ C ตรงกลางก็คือ การควบคุมให้ทั้งคนและงานที่ทำ เป็นไปตามแผนที่วางเอาไว้

และถ้าเราใส่รายละเอียดเข้าไปเพื่อขยายความสักหน่อย ก็จะเขียนได้คร่าว ๆ พอเป็นตัวอย่างดังนี้

จากที่ผมเขียนเอาไว้นั้น (ส่วนด้านบน ขวามือ) จะเห็นว่า การที่เราจะสามารถจัดการงานของเราได้ เราต้องมีความสามารถในการกำหนดได้ว่า งานของเรามีอะไรบ้าง เป้าหมายของงานคืออะไร เมื่อบรรลุเป้าหมายแล้วเราจะได้อะไร จะวัดผลลัพธ์ของงานได้อย่างไร จะวางแผนการทำงานอย่างไร งานไหนต้องทำก่อนทำหลังหรือทำไปพร้อม ๆ กัน แต่ละงานควรใช้เวลานานเท่าใด ...

ส่วนอื่น ๆ ก็เช่นกัน มันต้องมีความสามารถหลายเรื่องมาเป็นองค์ประกอบด้วย มันจึงจะทำเรื่องนั้น ๆ ได้สำเร็จ

ทีนี้ถ้าเราไม่ให้การฝึกอบรมแก่คนที่เราโปรโมตขึ้นไปเป็นผู้บริหารแล้ว ต่อให้รู้ว่าฟังก์ชันของการบริหารที่ต้องทำก็คือตัวแบบต่าง ๆ เช่น POSDC ก็ตาม เขาก็ทำไม่ถูกหรอกครับ เขาก็จะคิดและทำเอาตามความหมายของคำแปลตามความคิดของเขา เช่น การสั่งการ (Directing) ก็คือ การสั่งให้พนักงานทำเรื่องนี้ เรื่องนั้น … เขาก็จะคิดเอาว่า ทุก ๆ วันเขาก็ทำเรื่องนี้อยู่แล้ว เขาก็ถือว่าเขาทำฟังก์ชัน Directing แล้ว ... "โฮ้ย ไม่อยากคุย ทำมาเป็นสิบ ๆ ปีแล้ว ไม่เห็นจะมีอะไรเลย"

แต่จริง ๆ แล้ว เรื่องบางเรื่องมันเป็นความรู้ (Knowledge) เรื่องบางเรื่องความรู้อย่างเดียวไม่พอ มันต้องมีทักษะ/ความชำนาญ (Skill) ถึงขั้นปรับ/ประยุกต์ใช้ได้ตามสถานการณ์ที่เกิดขึ้น และเรื่องบางเรื่องมันต้องใช้จิตใจ (Attribute) เข้าไปช่วย เช่น ความตั้งใจ ความใส่ใจ เป็นต้น ถ้าพูดรวม ๆ กันแล้ว มันก็คือ คอมพีเทนซี (Competency) นั่นเอง

ดังนั้นองค์กรต่าง ๆ จึงมักกำหนดเอาไว้เลยว่า ผู้บริหารของเขาต้องมี Competency (สมรรถนะ หรือ ขีดความสามารถ) อะไรบ้าง จึงจะทำให้ผู้บริหารเหล่านั้นสามารถทำฟังก์ชัน หรือ หน้าที่ของการจัดการ (เช่น POSDC) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีประสิทธิผล

ตรงนี้แหละครับ (ตามตัวอย่างที่ผมยกขึ้นมานี้) เราจะเห็นว่า การสั่งการ หรือ Directing นั้น จะประกอบด้วย ภาวะผู้นำของเขา การสื่อสารระหว่างเขากับพนักงาน (ทั้งแบบที่เป็นทางการ และไม่เป็นทางการ ... และหมายรวมถึง การเขียน การอ่าน การพูด การนำเสนอ ด้วย) การให้ข้อมูล (ทั้งข้อมูลที่ต้องใช้ทำงาน และ การให้ Feedback ผลงานของพนักงานย้อนกลับไปสู่ตัวพนักงานเอง) และการแก้ไขข้อขัดแย้งที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงาน

การที่คุยโตโม้ดังว่า โฮ้ย … ไม่อยากคุย ทำมาเป็นสิบ ๆ ปีแล้วมันก็เป็นการคุยให้รู้ว่า ตูก็ทำผิดมาเป็นสิบ ๆ ปีแล้วเหมือนกัน ดังนั้น การให้การฝึกอบรมก่อนที่จะโปรโมตเขาขึ้นเป็นผู้จัดการ/ผู้บริหารจึงถือเป็นเรื่องสำคัญมากจริง ๆ ครับ ... อย่าได้ล้อเล่นกับเรื่องนี้โดยเด็ดขาด

เวลาผมนึกตัวอย่างเพื่อเทียบเคียง ในสมองผมมันนึกเอาว่า ผู้บริหาร/ผู้จัดการคือคนขับรถบัส (รถบัสก็คือองค์กร) ที่นำมาผู้โดยสาร (ผู้โดยสารก็คือพนักงานในองค์กร) ไปยังจุดหมายปลายทางที่กำหนดไว้ (Goal ขององค์กร) .. ถ้าถนนที่ขับรถไปเป็นเส้นตรง ราบเรียบ ไม่มีรถคันอื่น ๆ วิ่งเลย เราก็จะมองเห็นคนขับ ถือพวงมาลัยรถ เหยียบคนเร่ง เหยียบเบรก ไปตามสถานการณ์ ... อืม คน ๆ นี้ขับรถดีนะ

แต่ความเป็นจริงแล้ว เส้นทางย่อมไม่เป็นเส้นตรงเสมอไป ย่อมคดบ้าง หักศอกบ้าง ขึ้นบ้าง ลงบ้าง ... พื้นผิวถนนก็ไม่ราบเรียบเสมอไป ขรุขระบ้าง เป็นหลุมเป็นบ่อบ้าง ... บนถนนไม่ใช่มีรถเราคนเดียว สารพัดรถเล็กใหญ่ ... (ก็เปรียบเหมือนธุรกิจ ย่อมมีสภาพแวดล้อมต่าง ๆ เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา องค์กรต้องมีการปรับตัวไปตามสถานการณ์ ธุรกิจย่อมมีคู่แข่ง ย่อมมีการแข่งขัน) ดังนั้นสถานการณ์ต่าง ๆ ที่อาจจะเป็นอันตรายย่อมเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา คนขับก็ต้องเตรียมพร้อมที่จะเผชิญกับปัญหาที่เกิดขึ้นและทำการตัดสินใจแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นนั้นอย่างถูกต้อง ฉับไว ... มิฉะนั้น ก็จะนำพาผู้โดยสารไปตายกันทั้งคนรถ ...

เราจะเห็นว่า คนขับคนนี้เป็นมืออาชีพหรือไม่ก็ต่อเมื่อเราเห็นฝีมือการควบคุม บังคับรถ เมื่อเหตุการณ์ที่ผิดปกติออกไปเท่านั้น ... ถ้าขับไปเรื่อย ๆ ตามปกติ มันก็มองไม่ออกหรอก ... และในชีวิตจริง เราไม่สามารถลองผิดลองถูกได้เสียด้วย เช่น ลองหารถมาปาดหน้าดูซิ เขาจะเบรกทันไหม จะชนไหม ... พอเหตุการณ์จริงเกิดขึ้น เบรกอยู่ ก็ OK ... ไม่อยู่ก็ตูม ... หักหลบก็อาจตกถนน รถคว่ำ ชนต้นไม้ บาดเจ็บ ล้มตายกันเป็นแถว

ถ้าเราเลือกได้ เราย่อมต้องการคนขับที่เป็นมืออาชีพ ซึ่งผ่านการทดสอบ ผ่านการฝึกอบรมมา มีประสบการณ์การขับรถมาแล้วเป็นอย่างดี ... ประเด็นก็คือ เมื่อเราขึ้นรถเราจะรู้ได้อย่างไร ?!?      

แต่ในองค์กรของเรา เรารู้นี่ครับ เพราะเรากำลังจะโปรโมตให้คน ๆ นี้เป็น ผู้บริหาร (หรือ นัยหนึ่งก็คือคนขับรถนั่นเอง) เราก็ควรจะให้การฝึกอบรมเขาให้บริหาร "เป็น" ก่อนมิใช่หรือ

การให้คนที่ไม่มีสมรรถนะหรือขีดความสามารถอย่างเพียงพอมากำหนดชะตากรรมขององค์กรซึ่งผู้คนมากมายต้องเดินตามเขา ผมว่ามันเสี่ยงมากนะครับ ...

แต่ถ้าคุณชอบความเสี่ยง บอกว่า ... วุ๊ย มันตื่นเต้นดี ... อันนี้ก็แล้วแต่คุณนะครับ

ถ้าผมอยู่ด้วยก็แค่อยากจะบอกให้เขาจอดให้ผมลงหน่อย ผมจะไปขึ้นรถคันอื่น เพราะผมยังต้องการความก้าวหน้าในการทำงาน ผมต้องการความรู้ การได้รับการพัฒนา เพื่อความเจริญเติบโตในอนาคตของผม ผมยังมีภาระรับผิดชอบอีกเยอะครับ     

กล่องเครื่องมือด้านการจัดการ (Management Toolbox)
บังคับ (และ) บัญชา

Related Posts

 

Comments

No comments made yet. Be the first to submit a comment
Already Registered? Login Here
Guest
Thursday, 19 July 2018